Conduite du changement : 5 conseils pour réussir

Maintenir vos employés et vos outils - votre GMAO par exemple - à un niveau d’efficacité maximale, sans jamais rencontrer de défaillance, semble quasiment impossible à obtenir sur une longue période. Pour remédier à cela, une solution efficace existe : la conduite du changement. Selon votre secteur d’activité, ainsi que l'échelle et la production de votre entreprise, certains changements et mises à niveau opérationnelles peuvent être plus que bienvenus. 

Selon l'Institute for Public Relations (Institut des relations) publiques, 96 % des entreprises ont déjà entrepris une transformation, et seuls 47 % en attendent des résultats tangibles. En outre, on estime que 70 % des initiatives de conduite du changement échouent en raison d’une résistance de la part des employés, et de l'incapacité à trouver un terrain d'entente entre l'innovation et le côté pratique. 

Cela étant dit, il est possible d’innover avec succès au niveau de la chaîne de production, du service maintenance et du business modèle grâce à une planification efficace. Examinons les moyens d'assurer une transition réussie au sein de votre entreprise, ainsi que les avantages concrets d'un tel projet en 2020. 

CONDUITE DU CHANGEMENT : POURQUOI C’EST ESSENTIEL

Que représente la conduite du changement dans le contexte de la GMAO et des opérations de maintenance ? Le "changement" peut être défini comme une décision stratégique visant à effectuer une transformation au sein de votre entreprise, qui redéfinira effectivement la manière dont certaines opérations sont exécutées. La conduite du changement peut représenter soit une mise à niveau des systèmes existants, soit une refonte complète et l’adoption d’un ensemble d'outils, d’une plate-forme ou d’une méthodologie de production différents. 

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Cette conduite du changement doit être “managée”, car il est possible que des arrêts de production, des pertes de revenus et d'autres problèmes similaires surviennent durant du processus. De même, les employés peuvent se montrer réticent face à certains changements liés à la maintenance, la production ou la digitalisation, entraînant ainsi une baisse de l’adhésion et de la motivation de votre personnel. 

La gestion du changement consiste à obtenir un consensus et à apporter des transformations significatives à votre entreprise tout en limitant les possibles déconvenues. À la lumière des innovations industrielles et des tendances numériques, le changement n'est plus un luxe, mais une nécessité. Voici quelques-uns des potentiels résultats et avantages concrets pour votre secteur : 

  • Capacité à expérimenter, à innover et à améliorer les modèles de production et de maintenance existants, entre innovations industrielles et nouvelles technologies
  • Autonomisation des employés, amélioration de l’ambiance générale et meilleure rétention
  • Retour sur investissement élevé en termes de temps et de ressources après la mise en œuvre du changement

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Présentation du concept et des résultats potentiels

Afin de faciliter cette transition, la mise en œuvre des changements prévus doit être décrite de manière très détaillée. Chaque changement dans la chaîne de maintenance ou dans l'ensemble des outils de suivi digitaux doit être effectué pour une bonne raison, et non par simple curiosité. Il convient donc d'inclure certains éléments dans votre plan :

  • Une explication détaillée du changement prévu et ses conséquences potentielles pour votre entreprise
  • Le rôle des employés pendant le changement et la contribution attendue
  • Les conséquence pour les employés et leurs activités quotidiennes
  • La durée du processus et le risque d'échec

Il est essentiel de définir les étapes de ce processus avant toute action concrète, car cela vous permettra de détecter rapidement les goulots d'étranglement potentiels et les pistes d'amélioration. Des plateformes telles qu'Evernote, ainsi que des services de révision en ligne vous permettront de rédiger, de mettre en forme et de relire efficacement votre plan d’action.

Communiquer le changement

Concernant vos collègues, il est essentiel pour la réussite de votre projet de leur communiquer suffisamment en amont votre intention. Les employés dont les postes et les activités seront affectés par le changement doivent en être informés.

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Vous leur donnerez ainsi le temps de se préparer aux arrêts de production et leur permettrez de participer eux-même à ce projet. De même, les cadres, les membres du conseil d'administration et même les parties prenantes des entreprises qui seront touchées par une éventuelle interruption de service doivent être informés du processus de transformation en cours. Veillez à ce que les parties concernées par l'initiative aient connaissance de sa durée, de ses résultats et de son potentiel échec afin de limiter toute perte de productivité.

Une approche étape par étape

En fonction de l'échelle à laquelle vous avez l'intention d’étendre ces changements, certaines précautions de sécurité doivent être prises. Par exemple, si vous avez l'intention de redéfinir entièrement votre GMAO ou d'introduire de nouveaux outils pour un service, le processus doit être mené étape par étape. 

Cette prudence peut influer directement sur la bonne réalisation ou l’échec de votre projet. N'essayez jamais de mettre en œuvre un changement en une seule journée et sans avoir procédé à des tests appropriés, formé vos employés, sauvegardé vos données et mis en place d'autres process de sécurité. Ainsi, même si le changement mis en œuvre ne donne pas les résultats escomptés, vous pourrez rapidement revenir en arrière et tenter une autre solution sans perdre de temps ni de ressources.

Habilitation des employés après la mise en œuvre

Une fois le changement en place, les employés doivent être habilités et responsabilisés. N’initiez jamais de conduite du changement qui "ne les concerneraient pas", car cela pourrait entraîner des conséquentes en termes de temps et de ressources. De même, les employés dont le travail consiste à utiliser quotidiennement la nouveauté en place peuvent rencontrer des bugs et offrir un retour d’expérience précieux.

Différentes méthodes d'habilitation sont disponibles pour la formation des employés, notamment des séminaires, des tutoriels PDF, des consultations avec l'équipe responsable de la mise en œuvre des changements, etc. Assurez-vous que toutes les personnes figurant sur votre liste sont au courant des changements qui ont eu lieu dans votre entreprise afin d’améliorer votre productivité. 

Suivre et réinventer le changement

Enfin, tout projet de conduite du changement lié à votre GMAO, votre chaîne de production ou la digitalisation peut faire l'objet d'améliorations supplémentaires au fil du temps. Veillez à réaliser ces changement au moment adéquat afin de générer des données précieuses, et assurez-vous de mesurer la productivité et le ressenti de vos employés peu de temps après. 

Laissez vos employés s’exprimer librement, et demandez-leur de réfléchir et de donner leur avis sur les changements récents. De petites améliorations et de petits changements peuvent donner un grand élan à votre business model et favoriser un véritable regain d’intérêt à l'égard de l'innovation et des mises à niveau potentielles.

APPORTER UN CHANGEMENT SIGNIFICATIF

Comme nous l'avons déjà vu, les changements au sein d'un business model fonctionnel ou d'une GMAO ne doivent être tentés que s'ils apportent une amélioration concrète. Il est inutile de risquer de possibles arrêts de production et la perte de ressources précieuses dans le simple but "faire bouger les choses". 

Auditez votre business model, recherchez des opportunités de croissance et conduisez des changements là où l’impact se fera vraiment sentir. Avant de vous en rendre compte, vous aurez trouvé un système de conduite du changement efficace et adapté aux méthodes de travail et à l'éthique professionnelle de vos employés.

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