Quelle GMAO déployer en milieu médical ?

Si les logiciels de GMAO (gestion de la maintenance assistée par ordinateur) se destinent souvent à des milieux industriels, chaque secteur ou structure y trouve en réalité son compte et peut, à condition de choisir la bonne solution, optimiser l’entretien de ses machines. Les hôpitaux et organismes médicaux ont tout intérêt à se doter d’un tel logiciel s’ils veulent faire face aux nombreux défis qui leur sont propres. 

Pourquoi toute maintenance en hôpital doit être optimisée

Comme dans tous les milieux, la maintenance occupe une place primordiale dans l’activité d’une structure. Celle-ci reste ainsi tributaire des équipes dédiées, qui peuvent avoir des tâches très variées en fonction de l’environnement médical dans lequel elles travaillent. Laboratoires médicaux, hôpitaux ou encore EHPAD sont autant d’acteurs du secteur qui ont intérêt à s’équiper d’une GMAO pour répondre aux nombreux défis qu’ils rencontrent.

Pour optimiser la maintenance de votre matériel et des machines, vous n’avez d’autre choix que de vous doter d’un logiciel adéquat, qui vous permette de gagner du temps et de rassembler toutes les informations relatives aux inspections et interventions effectuées à un seul et même endroit. S’il arrive encore trop souvent que des professionnels de maintenance, quel que soit leur secteur d’activités, gèrent leurs tâches sur des fichiers Excel, ils pourront rapidement constater les inconvénients de ce système.

Forcés de se déplacer dans le cadre de leurs interventions, et outre les pertes de temps que cela engendre, ils ne peuvent pas directement entrer dans le système les informations sur les tâches qu’ils sont en train de réaliser : ils sont plus susceptibles d’en omettre malgré eux ou de manquer de clarté dans leurs rapports. Ainsi, leurs collègues auront plus de difficultés à reprendre le fil des contrôles et opérations réalisés et cela augmentera le risque de commettre des erreurs, voire d’effectuer des tâches ou des commandes de matériel en double.

Les tâches seront par ailleurs mal exécutées, faute de documentation accessible rapidement. Inutile de préciser que, sans un outil conçu pour s’adapter à la maintenance en milieu médical ou hospitalier, les différents services ne peuvent que très difficilement communiquer et la coordination est inexistante. 

Gestion de vos ressources dans votre GMAO

Il est essentiel que les personnels chargés de la maintenance gardent un oeil à tout moment sur les nombreux équipements dont est équipée la structure et qu’ils puissent veiller à leur bon entretien, ce qui est impossible sans le logiciel de gestion de la maintenance adéquat.

Enregistrez l’ensemble de vos équipements

L’atout premier d’une solution de gestion de la maintenance, c’est la possibilité d’y enregistrer l’ensemble de vos équipements et de votre matériel médical. Il se trouve que les équipes médicales ont de nombreux actifs à gérer, et qu’elles doivent s’organiser pour réceptionner et installer les nouveaux équipements si elles souhaitent en garantir un suivi optimal. Ceux-ci nécessitent d’être entretenus à intervalles réguliers, si bien que la gestion de leur maintenance doit être suivie de très près.

Une GMAO vous permettra de répondre à cette exigence en enregistrant tous vos équipements et l’ensemble du matériel : ajout d’une photo, emplacement dans la structure, fiche détaillée… Autant d’éléments qui vous aideront ensuite à intervenir rapidement. Grâce à ces données accessibles rapidement, vous permettez d’augmenter la disponibilité des équipements, essentielle en milieu médical ou hospitalier. 

Garantissez le respect des procédures

En milieu médical, la maintenance permet aussi d’assurer un respect constant des différentes procédures, en fonction par exemple des préconisations formulées par les constructeurs. Le secteur médical ou hospitalier est plutôt sensible, et il est essentiel de garantir la sécurité des utilisateurs des machines comme des patients. Dans un logiciel de gestion de la maintenance, vous enregistrez toutes les fiches des constructeurs et les documents de conformité et pouvez les consulter pour vous assurer de leur respect. Certaines solutions nouvelle génération vous permettent aussi de créer des checklists, utiles aux équipes qui doivent veiller à observer ces procédures.

Utilisez votre logiciel pour garder une trace de tous les rapports d’intervention et de vérification et, plus généralement, de toutes les actions menées sur les équipements. Puisque les équipes doivent se soumettre à des procédures et contrôles techniques stricts, il est essentiel de conserver un historique exhaustif de toutes les interventions. Ainsi, chaque opérateur crée des tâches et activités dans l'outil pour nourrir cet historique et permettre une meilleure visibilité des activités du service maintenance.

Une telle solution répond enfin à un besoin essentiel des établissements médicaux : celui d’avoir des professionnels de maintenance en interne qui soient à la fois flexibles et d’excellents techniciens.

La maintenance comme garant de sécurité

Encore une fois, il est essentiel que les équipes chargées de la maintenance puissent assurer la sécurité, notamment électrique, des utilisateurs, des patients et des équipements. Pour ce faire, elles devront surveiller les circuits électriques à l’aide de différentes technologies. Qu’elles optent pour l’installation de capteurs sur les équipements ou pour des techniques telles que la thermographie infrarouge, un logiciel de gestion de la maintenance sera là aussi incontournable. 

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Mobility Work permet aux opérateurs et techniciens d’être autonomes : création de tâches, plans de maintenance, notifications pour chaque nouvelle activité…

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La GMAO Mobility Work, plateforme mobile en SaaS disponible sur PC, mobile et tablette vous permet par exemple de connecter des capteurs au logiciel. Ceux-ci mesurent différents indicateurs et vous alertent en cas de franchissement des seuils fixés grâce à un système de notifications. À la moindre anomalie ou dès qu’un dysfonctionnement est suspecté, les équipes en charge de la maintenance sont donc capables d’intervenir sur l’équipement concerné en quelques secondes.

Vous avez aussi la possibilité de créer des compteurs dans votre logiciel pour, par exemple, surveiller la consommation énergétique des machines, ou autres données, en fonction de vos besoins. Les utilisateurs gagnent ainsi en indépendance dès qu’ils doivent intervenir sur une machine et sont plus flexibles. Toutes les données dont ils pourraient avoir besoin sont à portée de main et il peuvent réagir plus rapidement pour garantir la disponibilité des équipements et du matériel.

Pourquoi les GMAO nouvelle génération sont plus adaptées que les logiciels traditionnels à la maintenance en hôpital ?

Les structures sont souvent tentées de se tourner vers des logiciels conventionnels et réputés, qui s’avèrent pourtant être de véritables usines à gaz pour les utilisateurs. Ils seront les premiers à le dire : ces logiciels sont contre-intuitifs, impossibles à prendre en main, extrêmement coûteux et nécessitent des heures de formation.

À l’inverse, les solutions nouvelle génération sont en rupture totale avec ces systèmes dépassés : très faciles et agréables à utiliser, elles sont bien plus facilement adoptées par les équipes. Le logiciel Mobility Work s’inscrit dans cette lignée puisqu’il est communautaire et ne nécessite aucune formation.  

La garantie d’une meilleure interconnectivité entre les services

Si les personnels chargés d’assurer la maintenance des actifs de la structure doivent le plus souvent être polyvalents, ils doivent aussi échanger avec différents services et entretenir une certaine interconnectivité entre ces derniers.

Les utilisateurs de Mobility Work accèdent à des catalogues de produits mis en avant sur la plateforme par les fournisseurs et fabricants eux-mêmes. Non seulement la fonction Achats peut donc suivre les besoins en maintenance des équipes, mais elle peut aussi accéder à des consommables et autres produits directement dans l’outil grâce à cette fonctionnalité (grâce aux profils gratuits). Les utilisateurs peuvent consulter les différentes fiches produit, visualiser les fabricants et fournisseurs et prendre contact avec eux.

Mobility Work propose différents profils, dont certains gratuits (prestataire de service ou demandeur d’intervention) adaptés aux services autres que la maintenance. Les Achats peuvent donc bénéficier d’une bonne visibilité sur les activités de maintenance et mieux anticiper les besoins remontés : en conséquence, les commandes peuvent être passées plus rapidement et les délais d’approvisionnement et les frais de maintenance sont donc réduits.  

Cette interconnectivité rendue possible par les solutions de gestion de maintenance nouvelle génération facilite la collaboration entre les différents services, notamment celui du génie biomédical, particulièrement sollicité. Ce dernier, en charge du contrôle des systèmes biologiques ou encore du développement d’appareils de diagnostic ou de traitement des patients, est largement concerné par la maintenance. Une solution adaptée permettra ainsi de répondre à ce besoin prégnant. 

Obtenez un suivi efficace et fiable de vos interventions

En clair, équiper les équipes en charge de la maintenance des différents équipements d’une solution facilitera leurs interventions, augmentera la disponibilité des machines, garantira la sécurité du personnel soignant et des patients et assurera une maintenance sans heurts.

D’un point de vue humain, la communication entre les personnels de maintenance et les autres services s’en verra fluidifiée. Le risque d’erreur humaine se réduit également considérablement puisque les différents intervenants gardent une trace de toutes les activités réalisées et accèdent à tous les documents de conformité dont ils ont besoin, ce qui leur assure de réaliser un suivi maintenance fiable.

En termes de maintenance donc, les équipes sont en mesure de mieux gérer la planification des interventions et accèdent à tous les indicateurs et rapports d’intervention dont ils ont besoin directement dans l'outil. L’atout de solutions telles que Mobility est la fonctionnalité Tableau de bord, un outil analytique qui compile toutes les données entrées dans l’outil par les utilisateurs et les présente sous forme de graphiques pour vous aider à suivre vos indicateurs de performance.

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Retrouvez un outil d’analytique dans Mobility Work pour analyser toutes vos données de maintenance et adapter votre stratégie

Vous y retrouvez les équipements ayant nécessité le plus d’heures d’intervention, les opérations les plus réalisées, les mots-clefs les plus utilisés… Autant de données qui vous aident à prendre du recul sur vos opérations et à identifier de potentielles difficultés : l’outil vous permet de vous appuyer sur ces données pour prendre des décisions stratégiques (type de maintenance à mettre en place, procéder ou non à un remplacement de certaines machines, etc.).

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