Pourquoi les nouvelles GMAO sont devenues incontournables dans l’industrie cosmétique

Pour les entreprises de l’industrie cosmétique, la GMAO est devenue indispensable à la gestion de la maintenance en raison de la multiplication et de la complexification des normes qui pèsent sur ce secteur d’activité.

GMAO industrie cosmétique

En raison de la spécificité des produits cosmétiques, leur production est en effet soumise à de nombreuses règles, édictées par les autorités sanitaires compétentes dans chaque pays. Fortement tourné vers l’exportation, le secteur cosmétique français doit respecter les normes de chaque marché pour lequel il produit.

En matière de maintenance, la solution la plus efficace pour répondre à ces exigences est d’adopter une GMAO performante capable de fournir les outils les plus adaptés au respect des normes tout en favorisant la compétitivité de l’entreprise.

Application de GMAO pour industrie cosmétique

Les particularités de l’industrie cosmétique

L’industrie cosmétique est un secteur d’activité particulier, dont les spécificités rejoignent en partie celles des industries pharmaceutique et chimique.

L’importance des PME dans l’industrie cosmétique française

La première particularité du secteur des cosmétiques français est de s’appuyer sur un grand nombre de TPE et PME : 82 % des entreprises du secteur sont à actionnariat familial unique, ce qui est supérieur à la plupart des filières industrielles, en particulier à la plupart des filières exportatrices (étude Asteres pour la Fédération des entreprises de beauté). Par ailleurs, ces entreprises sont répartis sur tout le territoire national, puisque 67 % d’entre elles se situent hors Île-de-France, où se trouvent 80 % des 164 000 emplois directs générés par la filière.

(source : étude Asteres

Pour les entreprises de petite et moyenne taille, il s’avère souvent plus compliqué de trouver des outils numériques adaptés à leurs caractéristiques, à la fois performant et ne nécessitant pas d’investissements importants et risqués.

Un secteur économique majeur tourné vers l’exportation

L’industrie cosmétique est un secteur d’activité majeur de l’économie française, et le deuxième secteur exportateur derrière l’aéronautique, avec près de 16 milliards d’euros d’exportations en 2019. En progression constante depuis 10 ans, l’activité export des cosmétiques emploie à elle seule environ 130 000 personnes en France. Ses principaux clients sont les autres pays européens, les Etats-Unis et la Chine. Par conséquent, les entreprises de ce secteur se doivent de respecter les normes des différents marchés auxquels elles s’adressent.

Le poids des normes

Les cosmétiques sont des produits particuliers qui peuvent avoir des conséquences importantes sur la santé des consommateurs. C’est pourquoi cette industrie, située à la croisée de la pharmacie et de la chimie, est soumise à de nombreuses normes, bien plus strictes que celles qui pèsent sur d’autres secteurs économiques.

Citons par exemple le règlement (CE) 1223/2009 relatif aux produits cosmétiques, entré en vigueur en 2013 dans toute l’Union européenne. Celui-ci soumet, entre autres, la production de produits cosmétiques aux bonnes pratiques de fabrication (BPF), décrites par la norme ISO 22716.

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Par ailleurs, pour exporter vers le marché nord-américain, les entreprises du secteur des cosmétiques doivent respecter les normes de la FDA (Food and Drug Administration). Celle-ci impose de nombreuses contraintes, en particulier en matière de traçabilité de toutes les actions réalisées sur le matériel de production, ce qui concerne la maintenance au premier chef.

Respecter les normes du secteur cosmétique grâce à la nouvelle GMAO

Les multiples normes qui pèsent sur l’industrie des cosmétiques concernent tous les aspects de leur fabrication, y compris la maintenance des machines et équipements. Pour y faire face, le recours à une GMAO nouvelle génération est aujourd’hui indispensable.

Normes et gestion de la maintenance

Deux grandes normes pèsent sur la gestion de la maintenance des équipements utilisés dans le secteur des cosmétiques : la norme 21 CFR Part 11, qui s’applique au marché américain, et l’annexe 11, volume 4, des BPF européennes.

Ces textes imposent des règles strictes, en particulier en matière de traçabilité, d’archivage et de suivi de tous les documents électroniques. La norme de la FDA définit ainsi les critères selon lesquels elle accepte les documents avec signatures électroniques comme équivalant aux documents papier avec signatures manuscrites. Le respect de ces critères établit la fiabilité, l’exactitude et la correspondance de ces éléments. Les entreprises soumises à cette norme doivent mettre en œuvre des contrôles, des procédures de vérification, des validations et des signatures électroniques, tout en fournissant une documentation liée aux systèmes informatisés impliqués dans le traitement des données électroniques.

Quant aux BPF européennes, elles édictent des règles qui permettent de garantir que la qualité des produits et du contrôle des processus et risques qui y sont liés ne diminue pas lorsque des systèmes informatisés remplacent des opérations manuelles.

Signatures électroniques et droits d’accès

Pour la gestion de la maintenance, les normes qui s’appliquent au secteur des cosmétiques ont des conséquences importantes en matière de droits d’accès et de traçabilité. Ainsi, une gestion stricte et avancée des accès et des droits utilisateurs, la définition de schémas hiérarchiques clairs concernant l’approbation des données et un journal des connexions et accès doivent être mis en place. 

De toute évidence, ces processus ne peuvent pas être instaurés dans le cadre d’une gestion de la maintenance avec Excel, et le seront difficilement avec une GMAO classique, très lourde à paramétrer. Une GMAO de nouvelle génération telle que Mobility Work est, elle, bien plus adaptée : les paramètres de l’application permettent de faire en sorte que chaque intervenant dispose uniquement des autorisations d’accès et de modification des données et des documents qui correspondent à son niveau hiérarchique, comme l’exige par exemple la norme 21 CFR Part 11.

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Générer facilement une piste d’audit grâce à la nouvelle GMAO

Une piste d’audit, ou audit trail, est un enregistrement chronologique visant à sauvegarder l’ensemble des actions réalisées sur un fichier ou un dossier numérique. Celui-ci permet de fournir une preuve documentaire des activités ayant pu affecter une opération, un événement ou une procédure en cas de contrôle par une instance extérieure à l’entreprise. Une piste d’audit recense notamment toute création, modification ou suppression d’un document électronique, la date et l’heure de chacune de ces interventions, et l’apposition ou le retrait de signatures électroniques.

Pour être en conformité avec les règles de la FDA, une entreprise doit non seulement associer une piste d’audit à chaque document numérique, mais également être en mesure de prouver qu’elle ne peut pas modifier les pistes d’audit ni les remplacer, et qu’elle les conserve pendant toute la durée de vie des documents.

gmao norme 21 cfr part 11 livre blanc

S’il est fortement recommandé d’automatiser les pistes d’audit en raison du nombre élevé de documents numériques circulant aujourd’hui dans les entreprises, il faut aussi se doter d’outils conformes à la norme 21 CFR Part 11, c’est-à-dire fournissant une authentification à deux facteurs, des procédures de connexion SSO ou SAML et une procédure d’audit trail complète.

La nouvelle GMAO de Mobility Work, répond à ces exigences et conserve une trace de toutes les actions réalisées sur les documents liés à la maintenance pendant 10 ans. De plus, en cas de contrôle par une instance extérieure, l’entreprise peut obtenir, en seulement 72 heures, la piste d’audit de tous ses documents.

Les atouts de la nouvelle GMAO pour la maintenance dans l’industrie cosmétique

Au-delà du respect des normes, les nouvelles solutions de GMAO mobile telles que Mobility Work permettent de rationaliser et d’optimiser la maintenance des équipements dans le secteur des cosmétiques. Il devient ainsi beaucoup plus simple d’adopter une démarche TPM (Total Productive Maintenance) qui est incontournable dans l’industrie cosmétique mais de plus en plus complexe à mettre en place, pour assurer le maintien des machines et des équipements en parfaites conditions opérationnelles, dans le respect des normes. 

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L’application Mobility Work présente en effet des caractéristiques qui favorisent à la fois la productivité des techniciens de maintenance et le respect des critères imposés par les normes. Disponible à la fois en version mobile et sur ordinateur, elle est utilisable depuis n’importe quel appareil connecté comme une tablette ou un smartphone (iOS ou Android), ce qui permet aux techniciens de maintenance de saisir leurs rapports d’intervention en temps réel ou de consulter des documents ou un historique de maintenance à tout moment. Ils gagnent ainsi du temps et sont plus enclins à respecter rigoureusement les normes. 

Par ailleurs, en recourant à l’analyse anonymisée des données de toutes les machines de la communauté, Mobility Work permet à tous ses utilisateurs, TPE et PME comprises, de se tourner vers la maintenance prédictive, la plus efficace des stratégies de maintenance, particulièrement utile dans le secteur des cosmétiques.

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Pour répondre aux nombreuses contraintes auxquelles elles sont soumises tout en restant compétitives, les entreprises du secteur des cosmétiques doivent mettre à leur service toute l’innovation technologique disponible. En matière de gestion de la maintenance, celle-ci se matérialise dans les nouvelles solutions de GMAO comme Mobility Work, dont la conception permet de respecter les normes internationales tout en offrant une grande facilité d’utilisation, pour un coût réduit.

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