UX Series 20 : la GMAO chez MonaBike

Le service public MonaBike, rattachée à la compagnie de bus de Monaco, assure la location de vélos électriques sur tout le territoire de la Principauté. Avec un parc de près de 300 vélos, la structure a très rapidement dû trouver la bonne GMAO, qui puisse l’aider à faire face à ses défis quotidiens.

Nous avons échangé avec Roland de Rechniewski, Directeur d’exploitation, qui nous a expliqué pourquoi son choix s’est tourné vers la GMAO mobile et communautaire Mobility Work et comment la solution s’était progressivement fondue dans le quotidien de la structure. Celle-ci emploie aujourd’hui cinq personnes (dont trois en maintenance), qui utilisent toutes l’application SaaS au quotidien.

Mobility Work : Dans quel contexte l’idée de déployer une solution de GMAO a-t-elle germé ?

Roland de Rechniewski : Nous sommes une société de transports publics, et plus précisément d'autobus au départ. Nous avons mis en place notre système de vélos électriques en libre-service (semblable au fonctionnement de la région parisienne), en 2010. La structure a vite évolué puisque nous disposons maintenant de près de 300 vélos électriques, répartis sur près de 35 stations. Qui dit nouvelles dimensions dit aussi nouvelles problématiques : il a fallu tout mettre en œuvre pour effectuer un suivi efficace de cette exploitation. 

Aujourd'hui, la structure est rattachée à l'activité bus mais dans le futur, elle deviendra une entité à part, en mode start-up. Ce qu'on recherchait, c'était donc une solution qui soit facile à déployer, qui ne demande pas des heures de formation parce que, pour l'avoir déjà expérimenté, c'est assez pénalisant et par-dessus tout rébarbatif. Dans ce cas de figure, les utilisateurs au quotidien n'adhèrent pas au système.

"J'avoue que la manière dont vous présentez votre solution et le fait que vous ayez une vision communautaire de la maintenance nous a plutôt séduits"

Lire notre guide pour adopter au mieux la plateforme de gestion de maintenance

C’est donc dans ce contexte qu’on a mené nos recherches sur le net et que nous avons découvert votre solution. J'avoue que la manière dont vous la présentez et le fait que vous ayez une vision communautaire de la maintenance, basée sur le partage d'informations, nous a plutôt séduits.

Qu’est-ce qui vous a convaincu de tester notre plateforme de gestion de maintenance ?

Assez rapidement, j'ai regardé les vidéos que vous avez publiées, qui expliquent assez bien votre solution et en donnent un bon aperçu général. J'ai contacté l’un de vos commerciaux et, en l'espace de deux jours, nous avons été convaincus de faire un test.

Nous avons commencé à utiliser la GMAO le 16 septembre 2019. C’est à partir de cette date que nous avons préparé l'injection de tout notre parc et de nos pièces détachées et que donc tout a été rentré dans le logiciel.

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Comme notre métier consiste d'une part en un suivi des vélos mais aussi de celui des stations, nous avons expliqué à nos collaborateurs ce qu'on attendait d'eux et quel était l'objectif de l'outil. Aujourd'hui, on compte déjà de notre côté plus de 1 500 tâches, plus de 1 250 heures de temps passé... Ce qui prouve encore une fois que nous en faisons un usage quotidien.

D’après votre expérience, comment notre GMAO communautaire répond-elle à vos besoins ?

Je mets un point d’honneur à ce que mes équipes passent le moins de temps possible à saisir des informations dans leur logiciel. Etant donné que nous gérons toutes nos tâches de maintenance dans le local où les vélos arrivent, où ils sont analysés et révisés, les équipes font inévitablement des tâches souvent répétitives, qui nécessitent d’être documentées. Pour répondre à ce besoin, nous avons mis au point un clavier spécifique qui nous permet, en appuyant sur des boutons, de saisir automatiquement le contenu de la description de l’activité qui va être entré dans le champ prévu. C’est un gain de temps incroyable. 

Nous avons aussi mis en place toute une partie compteurs, que nous pouvons suivre dans la GMAO. Grâce à eux, les équipes savent au bout de combien de temps un vélo revient, combien de fois il a été utilisé, quelle a été la durée de chaque utilisation… Par conséquent, grâce à la solution on obtient des statistiques assez précises de ce qu’on fait et on peut réaliser un suivi efficace des vélos, des réparations et de l’entretien effectués dessus. 

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Ce sont autant de choses qui ont été rendues possibles grâce, encore une fois, à une solution déployée sans aucune formation, et c’est précisément ce qui fait toute la différence. C’est le point fort de Mobility Work. De plus, nous sommes une petite structure, ce qui signifie que nous n’avons pas de responsable informatique, de serveur à mettre en place… C’était donc un argument supplémentaire.

Il est certain que nous en faisons une gestion de parc de véhicules en quelque sorte, ce qui est par définition différent de l’usage que ferait le milieu industriel de la GMAO Mobility Work. Mais la solution répond aux besoins de tous les secteurs et nous l’avons facilement adaptée aux nôtres.

Notre plateforme de gestion de maintenance a-t-elle été facilement adoptée par les équipes ?

Aujourd'hui, les techniciens sont effectivement convaincus. Et ils savent aussi très bien qu'on ne se sert pas du logiciel pour les espionner.

Notre logique est simple et a été clairement exposée aux équipes : dans un futur proche, on voudra vendre nos heures. Dans cette logique, nous devons savoir combien l’heure coûte pour adapter nos prix et continuer d’être rentable. Ainsi, plus les équipes renseignent d’informations dans la solution de GMAO, plus on est précis et donc compétitifs. Nous avons mis l’accent sur le mode collaboratif, et cela a bien pris.

Qu’avez-vous pensé de l’accompagnement de notre équipe ?

Tout s’est très bien déroulé. Au sein de notre activité, chacun a une responsabilité et les profils ne sont pas toujours les mêmes. Nous avons pu échanger avec l’un de vos commerciaux pour définir la position d’une personne notamment, en charge du magasin.

Au fur et à mesure du temps, nous avons, de notre côté, résolu les quelques difficultés que nous avions rencontrées, puisque certaines ont été contournées en 15 jours.

Quels sont les futurs projets de votre entreprise concernant la GMAO ?

Fin 2020 sera l’année de la phase 2 du déploiement du système de vélos électriques MonaBike de la Principauté de Monaco. 11 stations supplémentaires et plus de 100 vélos viendront augmenter le parc actuel. Mobility Work sera complètement assimilé par l’équipe de maintenance et nous pourrons nous pencher sur une nouvelle étape.

"Je voulais trouver une solution de gestion de maintenance légère, efficace et adoptée par tous. Avec votre plateforme, nous avons trouvé ce que nous recherchions"

Nous avons des équipes chargées de déplacer les vélos d’une station à une autre, pour en équilibrer le nombre partout et en garantir un accès équitable. Ces équipes-là ne travaillent pas encore avec la plateforme Mobility Work, mais nous aimerions étendre l’utilisation du logiciel à d’autres profils pour voir comme ils s’y adapteraient.

Mon objectif, c’est de développer notre structure pour en faire à court terme une société à part entière. Par conséquent, je voulais trouver une solution de gestion de maintenance qui soit légère, efficace, adoptée par tous et qui puisse délivrer des informations en termes de gestion pour nous éviter au maximum de naviguer à vue. Avec votre plateforme, nous avons trouvé ce que nous recherchions puisqu’elle répond à nos besoins.

Le mot de la fin ?

Par le passé, notre maintenance s’effectuait uniquement sur papier. Mais une fois que nous avons dépassé les 100 vélos électriques, il devenait impératif de digitaliser nos pratiques pour être en mesure de multiplier par 4 le service et par 10 l’usage au quotidien.

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L’un des autres avantages constatés, c’est dans les situations un peu plus critiques, comme un accident. Souvent, on va questionner le bon état du véhicule, et ainsi, dans notre cas de figure, du vélo. Il s’agit donc d’un volet sécurité important : la GMAO nous permet de conserver un historique exhaustif de toutes les interventions réalisées sur les vélos, il nous est facile de prouver que l’entretien et le suivi ont été scrupuleusement réalisés. Grâce à l’outil, nous obtenons en somme des statistiques précises sur le taux d’utilisation ou les opérations de maintenance.

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C’est précisément ce qui compte pour nous : nous vendons du sérieux et avons pour objectif constant d’être irréprochables.”

Merci beaucoup à M. de Rechniewski de nous avoir livré son témoignage sur son expérience de la plateforme de gestion de maintenance communautaire Mobility Work ! Si vous voulez lire plus de témoignages utilisateurs et suivre notre actualité : recevez nos mises à jour et suivez-nous sur nos réseaux sociaux !

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