Minimiser les coûts de stockage grâce à la GMAO

La gestion des stocks de pièces détachées représente un véritable casse-tête pour de nombreuses entreprises. Souvent perçus comme aléatoires, les besoins en pièces détachées dissuadent nombre d'entre elles de rechercher des moyens efficaces de minimiser les coûts de stockage.

Pourtant, grâce à la GMAO et en particulier aux solutions de dernière génération apparues ces dernières années, il est possible de rationaliser et de réduire considérablement les charges financières qu'implique une gestion préventive du stock de pièces détachées tout en assurant la continuité du fonctionnement des machines et, donc, de la production.

L'impact des coûts de stockage sur la trésorerie d'une entreprise

La gestion des stocks est une problématique majeure pour de nombreuses entreprises. Une bonne gestion des stocks est en effet essentielle pour garantir la pérennité d'une entreprise, en raison de son impact conséquent sur la trésorerie.

Les enjeux de la gestion des stocks de pièces détachées

La notion de gestion des stocks recouvre l'ensemble des mesures utilisées par une entreprise pour décider des quantités de marchandises, de matériel, de pièces de rechange ou de matières premières à commander, et à quel moment. Le tout dans l'objectif d'atteindre le juste équilibre entre un coût de stockage faible et une réactivité optimale face aux demandes des clients ou aux besoins de l'entreprise.

En matière de maintenance, c'est la gestion des stocks de pièces détachées destinées à assurer le bon fonctionnement des machines qui est en jeu. Une entreprise a intérêt à autant éviter le surstockage que le sous-stockage.

Les inconvénients du surstockage

Le principal inconvénient du surstockage est l'augmentation des charges fixes et variables qu'il implique. Disposer d'un stock superflu de pièces détachées a des coûts en matière d'espaces de stockage, mais aussi de personnel requis pour en assurer la sécurité et de prime d'assurance.

De plus, tout stock implique une immobilisation de capitaux. S'il est surdimensionné, une certaine somme d'argent se trouve alors inutilement bloquée alors qu'elle aurait pu être investie dans des projets avec une meilleure rentabilité. Il s'agit là d'une perte d'opportunité.

Enfin, un stock de pièces détachées superflu expose à un risque d'obsolescence de ces pièces et de leur détérioration dans le temps ou suite à des incidents matériels.

Les risques du sous-stockage

Le risque principal d'un sous-stockage de pièces détachées est l'arrêt de la machine nécessitant réparation et, par conséquent, l'interruption de la production. Celle-ci a très souvent un impact financier direct négatif pour l'entreprise. Mais elle a aussi un impact indirect : les conditions de réapprovisionnement dans l'urgence sont généralement moins favorables, car le service achats n'est pas en situation de négocier ni de choisir le fournisseur le plus intéressant, car il doit avant tout obtenir le meilleur délai de livraison.

Les méthodes de gestion des stocks de pièces détachées

Les méthodes appliquées aux marchandises ou aux matières premières ne sont pas transposables aux pièces détachées. Pour rationaliser la gestion des stocks de pièces détachées et donc limiter les coûts de stockage, différentes méthodes spécifiques ont donc été élaborées. Parmi les plus efficaces, on peut citer la méthode de classification ABC et la méthode PIEU.

La méthode ABC

La méthode ABC consiste à répartir les pièces détachées en trois groupes en fonction de leur criticité (soit leur importance dans la maintenance du parc de machines) : classes A, B et C. Les pièces de classe A sont les plus importantes, et nécessitent donc un suivi particulier. Elles représentent généralement 20 % des stocks, mais sont indispensables à l'essentiel de la production. Les pièces de classe B représentent environ 30 % de l'inventaire. Elles sont moins importantes, mais demandent quand même un contrôle strict. Enfin, les pièces de classe C ne comptent que pour 5 % des volumes de vente mais représentent 50 % des stocks.

L'intérêt de cette méthode est de définir trois catégories de stocks, chacune nécessitant une fréquence et un niveau d'inspection différent et adapté.

La méthode PIEU

La méthode PIEU (Panne, Importance de l'équipement, État de l'équipement, Utilisation) a été développée par l'ingénieur Yves Lavina pour classer les actifs selon leur criticité. Comme son nom l'indiquent, les critères retenus sont l'incidence des pannes (P), l'importance de l'équipement (I), l'état de l'équipement (E) et le taux d'utilisation de l'équipement (U).

Comment faire baisser les coûts de stockage grâce à la GMAO ?

La diffusion des outils informatiques et des nouvelles technologies représente une nouvelle avancée marquante dans la gestion des stocks de pièces détachées, à travers la Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur. Les statistiques officielles de l'AFIM (Association française des ingénieurs et responsables de maintenance) estiment d'ailleurs que le recours à la GMAO permet de réduire, à terme, la valeur du stock de 10 à 20 %, et de 5 à 10 % les coûts de son approvisionnement.

Réduire les coûts de stockage grâce à la GMAO mobile

Dans un premier temps, l'adoption d'une solution de nouvelle génération permet d'améliorer le suivi des interventions de maintenance et de l'état des machines. Les équipes disposent en effet d'un tableau de bord analytique qui compile l'ensemble de leurs données de maintenance. Elles obtiennent ainsi un retour complet sur leurs interventions et peuvent suivre l'état des machines. Les niveaux de stock peuvent alors être gérés en conséquence, en tenant compte des besoins présents et futurs, des délais de livraison et des conditions de stockage.

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Par ailleurs, une plateforme de gestion de la maintenance communautaire comme Mobility Work permet aux équipes en charge de la maintenance de consulter le niveau des stocks à tout moment sur un smartphone ou une tablette, et de saisir le descriptif de leurs interventions en temps réel. Les stocks peuvent ainsi être gérés au plus près de la réalité de terrain des agents de maintenance, en évitant les ruptures de stocks ou le surstockage.

Le fonctionnement communautaire de l'application permet même aux différents intervenants d'échanger des informations et des données en quelques secondes. Enfin, grâce à l'intégration de la Big Data au logiciel Mobility Work, la maintenance prédictive aide les responsables à anticiper avec précision les besoins en pièces détachées.

Synchroniser la GMAO et l'ERP grâce aux API

De nombreuses entreprises utilisent un logiciel ERP pour gérer leurs stocks, y compris les stocks de pièces détachées. Ces ERP sont généralement des outils archaïques et denses, et donc peu accessibles aux équipes de terrain. Les responsables des stocks et de la maintenance se montrent souvent réticents à l'idée d'implémenter un logiciel spécifiquement dédié à la maintenance, craignant que la synchronisation entre celui-ci et l'ERP soit difficile ou impossible.

Pourtant, grâce à la fonctionnalité d'API (Application Programming Interface) publique, un logiciel de dernière génération comme Mobility Work peut échanger très facilement des données avec un logiciel ERP. La gestion des stocks de pièces détachées est ainsi parfaitement et automatiquement coordonnée avec les besoins des équipes de maintenance des machines.

L'utilisation des nouvelles solutions de GMAO permet donc de réduire significativement les coûts de stockage des pièces détachées en rationalisant leur gestion et en la synchronisant sans efforts avec les besoins en matière de maintenance des machines.