Peugeot Japy Technologies - épisode 2 : le déploiement au quotidien

Mobility Work lance sa première websérie ! Dans ce deuxième épisode, Yakub Pehlivan, chargé du déploiement de la GMAO Mobility Work au sein de l’usine Peugeot Japy Technologies (spécialisée dans la production de boîtes de vitesse), nous raconte la mise en place de l’outil.

Retrouvez le premier épisode

Comment s'est passé le déploiement de la GMAO ?

Avant l’arrivée de Mobility Work chez Peugeot Japy Technologies, je travaillais comme technicien méthodes maintenance : j’étais chargé de créer des gammes de maintenance préventive, j’établissais les listes de pièces de rechange de première urgence pour les machines, je travaillais en étroite collaboration avec le responsable maintenance préventive… À la suite de la reprise de l’usine par Farinia Group, on m’a proposé de participer au projet de déploiement de la GMAO Mobility Work. J’ai bien sûr accepté et préparé les trames d’import sur un fichier Excel, dans lequel j’ai pu rassembler la liste des machines, des pièces de rechange, l’historique de l’ancienne GMAO… Peugeot Japy est un cas un petit peu à part, si bien qu’Anthony Blanchard (expert maintenance chez Mobility Work) m’a tout de suite accompagné.

Comment les différentes équipes ont-elles accueilli Mobility Work ? Ont-elles vécu un choc culturel ?

Des personnes de tous les âges travaillent dans l’usine. Nous avons été très surpris de constater que ce sont ceux qui avaient le plus de mal avec l’informatique qui ont le mieux intégré le produit : je ne m’y attendais pas du tout. Nous pensions que les plus jeunes l’adopteraient tout de suite, mais les choses se sont déroulées autrement.

Au départ, l’aspect technologique de l’outil, l’utilisation systématique des smartphones et l’application mobile les ont impressionnés puisque cela leur semblait très nouveau. Le procédé étant le suivant : je suis sur le terrain pour dépanner ma machine, je scanne mon QR code, je regarde les pannes en cours sur l’équipement, je consulte la documentation et les pièces de rechange etc., les techniciens étaient un peu étonnés de pouvoir faire tout ça avec un téléphone. Ils ont également été surpris d’avoir la possibilité de directement dicter des choses à leur smartphone pour renseigner leurs tâches.

Le choix des smartphones a-t-il été judicieux, et cela répond-il aujourd’hui correctement à vos besoins ?

J’avouerais que cela dépend de l’utilisateur. Certains techniciens préfèrent conserver certaines anciennes habitudes et utilisent plutôt l’application web alors que d’autres sont complètement sur smartphone. Il a fallu bousculer des anciennes méthodes de travail, et j’ai été confronté à des personnes qui, de prime abord, ne voyaient pas l’intérêt de changer de façon de faire. Ils ont très vite compris qu’ils avaient tort.

Nous avions aussi pour projet d’installer des écrans tactiles, qui n’ont pas encore été réceptionnés mais qui le seront sous peu. L’un d’entre eux sera installé dans le magasin pour effectuer plus facilement les sorties de pièces et consulter les pièces de rechange.

Nous prévoyons aussi d’installer des écrans d’affichage dans chaque atelier, y compris dans le local maintenance. On pourra y afficher le fil d’actualités de Mobility Work.

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C’est l’avantage d’avoir plusieurs supports : chaque utilisateur peut choisir quelle interface lui convient le mieux.

Avez-vous dû personnellement accompagner les techniciens dans leur utilisation, leur demander de saisir les équipements et autres tâches ?

Là encore, cela dépend des techniciens. Lorsque le produit a été lancé, certains ont d’abord eu besoin de mon aide la première semaine pour sauter le pas, mais ils sont très rapidement devenus indépendants. En parallèle, d’autres personnes ont dû être suivies plus longtemps : je dois souvent rectifier leurs potentielles erreurs, leur rappeler comment elles doivent procéder, les reprendre sur leur façon de faire…

Je constate en tout cas que les techniciens demandent davantage d’accompagnement sur la partie mobile puisqu’ils ont plus de questions. En réalité, ils étaient habitués à ne travailler que sur des postes fixes et comparaient systématiquement les deux interfaces.

Que vous a concrètement apporté la GMAO Mobility Work ?

Dans un premier temps, je dirais que l’outil nous offre un bien meilleur suivi des pannes sur les machines. Si le technicien l’utilise correctement, celui-ci facilite grandement ses tâches quotidiennes et lui fait gagner du temps, notamment grâce aux QR codes qui permettent de consulter en quelques secondes toutes les informations relatives à la machine.

Ensuite, nous avons chez Peugeot Japy quatre équipes différentes : matin, après-midi, nuit et même week-end. Mobility Work permet indubitablement une communication fluide entre ces équipes puisque je peux créer une tâche le matin et ajouter une activité non terminée, que mon collègue de l’après-midi pourra voir et finir. On réduit drastiquement les pertes d’informations.

Quelles fonctionnalités utilisez-vous le plus souvent ?

Étant donné que je sors les indicateurs maintenance tous les jours, je me sers au quotidien de la fonction analytique. Je dois en fait tous les matins remonter dans le fil d’actualités jusqu’à l’endroit où je m’étais arrêté la veille au soir pour rectifier les erreurs ou reprendre les informations manquantes. Grâce à ça, j’ai un bien meilleur suivi des activités et je peux remonter tous les dysfonctionnements dans l’analytique. Je dois en passer par là car il arrive qu’une tâche correspondant à une panne soit créée, mais que le technicien oublie d’ajouter le label dépannage. Or toutes ces informations sont essentielles pour tirer le meilleur profit de l’outil analytique. C’est là qu’on se rend compte que le cas Peugeot Japy est un peu à part : nous revenons progressivement à flots et devons reprendre les bases.

En ce qui concerne les techniciens de maintenance, ils créent tout simplement beaucoup de tâches qu’ils ajoutent ensuite sur les activités et apprécient de pouvoir voir les heures effectuées dans leur journée. C’est vrai qu’ils apprécient beaucoup l’aspect mobile de l’outil mais qu’ils vont, en fin de journée, sur un poste fixe pour avoir une vision d’ensemble de toutes les tâches effectuées.

En quoi l'outil de GMAO Mobility Work vous a-t-il permis de revoir l'organisation du service maintenance ?

On peut vraiment dire que la GMAO a permis d’améliorer l’organisation du service maintenance : on observe un véritable partage d'informations, qui était pour ainsi dire inexistant auparavant. Les techniciens pouvaient passer des heures à retrouver une information, maintenant c’est du passé : on assiste à un profond bouleversement puisque la communication dans et entre les équipes a été révolutionnée.

Nous rencontrons encore quelques difficultés ponctuelles car nous avions auparavant une organisation complètement opposée à celle-ci. Il peut par exemple arriver qu’une personne de production vienne demander à un technicien si la pièce qu’il avait commandée est arrivée alors que les informations sont déjà à jour dans Mobility Work et montrent clairement que la pièce en question sera livrée dans la journée.

Certaines personnes n’ont pas encore le réflexe d’aller chercher ce dont elles en besoin en priorité dans l’application Mobility Work. Il est parfois un peu difficile de changer toutes les habitudes en si peu de temps lorsque les techniciens étaient habitués à un fonctionnement donné, c’est presque toute une culture à reprendre !

Avez-vous rencontré des difficultés lors du déploiement ou de l'utilisation de l'outil ? Si oui, lesquelles ?

Oui, par exemple certains techniciens n'avaient pas l'habitude de renseigner leurs activités dans l'ancienne GMAO. Ils ont interprété ça comme de la surveillance et pensaient que leur responsable voulait absolument savoir tout ce qu’ils faisaient. D’autres partaient du principe que l’outil ne servait carrément à rien.

Ce qui est intéressant, c’est que ceux qui prenaient l’outil pour de la surveillance rapprochée sont les mêmes qui comprennent rapidement l’intérêt de la GMAO. Évidemment, quand un technicien est le seul de son équipe à ne pas l’utiliser et à ne pas respecter un standard, il se sent rapidement à part : il est obligé de suivre le mouvement. En fait, par la force des choses et grâce à l’effort de chacun, tout rentre dans l’ordre.

De mon côté, j’ai rencontré une difficulté bien précise. Lorsque je me retrouve face à un technicien de maintenance qui refuse d’utiliser l’outil, je n’ai pas le rôle de responsable. Je suis un technicien, comme lui, et je n’ai pas de poids hiérarchique donc cela peut devenir compliqué. Pour résoudre ce problème, j’ai besoin du soutien indéfectible de mes responsables et ce tout au long du déploiement. Autrement j’ai l’impression que mes efforts ne sont pas payants et je me sens découragé. Il faut véritablement que les supérieurs hiérarchiques se sentent investis d’une mission et fassent comprendre à leurs équipes qu’un tel outil est indispensable. Heureusement la machine se met en route naturellement et les responsables m’apportent de plus en plus de soutien.

Comment les personnes de prime abord assez réfractaires ont-elles compris que Mobility Work n'était pas un outil de surveillance ?

C’est à force d’utiliser Mobility Work que ces personnes ont compris l’utilité du produit. Même le technicien qui disait au départ que cela ne servirait à rien ne le pense absolument pas. Il sait pertinemment qu’une bonne GMAO qui regroupe toutes les données est la véritable base d’une maintenance réussie. Puisque tous les techniciens doivent renseigner ce qu’ils ont fait dans la journée, il n’ont d’autre choix que de constater qu’ils retrouvent les pièces de rechange manquantes, qu’ils connaissant l’état d’avancement d’une activité...

Comment avez-vous surmonté toutes ces difficultés ?

La situation de Peugeot Japy Technologies étant un peu à part du fait de sa reprise, nous avons bénéficié d’un réel soutien de l’équipe de Mobility Work pour réussir au mieux le redressement de l’usine. J’ai donc eu la chance de recevoir l’aide précieuse d’Anthony Blanchard, qui a vraiment l’expérience du terrain et qui sait trouver les mots pour parler aux équipes maintenance.

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Il faut avouer que les personnes les plus hermétiques et réticentes au départ n’ont aujourd’hui rien à reprocher à la GMAO, simplement la situation de l’usine était tellement compliquée que le déploiement est arrivé à un moment assez critique. Nous vivons une situation certes un peu difficile mais loin d’être insurmontable.

Quelles améliorations devraient selon vous être apportées à l'outil Mobility Work ?

Globalement, dès qu’une amélioration me vient en tête, j’utilise le support en ligne, directement accessible dans la GMAO, pour faire remonter mes commentaires. J’obtiens des réponses rapidement, ce qui me permet d’être plus efficace sur le terrain et de pouvoir mieux répondre à mes collègues.

Que pensez-vous de l'accompagnement par Mobility Work ?

Je tiens déjà à dire qu’avoir le support en ligne est un énorme avantage. Quand je fais remonter un bug, on me répond toujours dans les quelques minutes qui suivent. J’échange ainsi directement avec Fabrice, la personne en charge du support client. Même s’il ne résout pas mon problème immédiatement, il m’informe qu’il prend ma demande en compte, qu’il s’informe : on a ainsi le sentiment que tout est bien organisé. Dans la journée, voire le lendemain, il est ensuite en mesure de trouver une vraie solution.

En ce qui concerne les équipes Mobility Work qui ont pu se déplacer, je n’ai rien à redire, tout a été uniquement positif. Je me suis senti très soutenu et nous avons tous bénéficié d’un encadrement optimal, Anthony Blanchard comme Marc-Antoine Talva (CEO de Mobility Work) se sont investis et ont été d’un soutien indéfectible.