UX SERIES 9 : Mobility Work chez Setforge L’Horme

« Mobility Work permet de faire le lien entre le bureau et le terrain, et d’améliorer la communication au sein de l’équipe »

Frédéric Carrot est responsable maintenance sur le site Setforge à L’Horme, filiale de Farinia Group spécialisée dans la production, l’usinage, le traitement thermique et l’assemblage de composants forgés à chaud, notamment pour les secteurs des travaux publics, des poids lourds, l'industrie pétrolière et gazière, ou encore pour le ferroviaire.

Utilisateur de la première heure de la plateforme de gestion de maintenance Mobility Work, il revient sur les évolutions du produit au fil des années, ainsi que sur les transformations profondes constatées au sein de son service maintenance, et des bénéfices qui en ont été retirés.

Crédit image : Pascal Royer, Club Gier Entreprises

 

Mobility Work : Comment avez-vous connu Mobility Work ? Qu’est-ce qui vous a convaincu de tester le produit ?

Frédéric Carrot : En 2015, le groupe Farinia a manifesté sa volonté de généraliser une application de maintenance à tous les sites Setforge, suite à une tentative infructueuse quelques années auparavant de mettre en place une solution de GMAO, à laquelle le site de l’Horme n’avait pas adhéré. Il y avait plusieurs raisons à cela : situation financière difficile, manque de compétences, moyens humains trop importants, etc. Nous ne pouvions pas nous permettre d’investir dans cette solution, trop coûteuse, et de mobiliser les moyens nécessaires à son déploiement.

Ne pouvant pas suivre le groupe sur cette initiative, j’avais donc initié un système de base Excel (listes d’équipements, etc.), qui permettait d’éviter les écarts de saisie sur les machines. Les techniciens de maintenance pouvaient y faire directement leur compte rendu en suivant le modèle suivant : définition du problème (tâche), activité, nom de l’intervenant, statut de l’opération et qualification de l’opération par un mot-clef (préventif et curatif principalement). Par la suite, ces fichiers Excel ont intégralement été récupérés dans Mobility Work.

C’est donc au printemps 2015 que Marc-Antoine Talva (CEO de Mobility Work) est venu présenter Mobility Work à la direction de l’époque. Marc-Antoine nous a proposé une solution qui impliquait un simple abonnement, et surtout qui promettait une rapidité de mise en œuvre particulièrement intéressante ; nous avons rapidement saisi la pertinence de cet outil pour notre entreprise. La bascule a ainsi été opérée durant le mois d’août 2015.

 

Pouvez-vous nous raconter le déploiement de Mobility Work au sein de votre usine ?

Le déploiement fut très simple : nous avons bénéficié d’une formation par Marc-Antoine Talva pendant une heure, puis nous avons balayé les bâtiments les uns après les autres, chacun avec son smartphone en main, pour prendre en photo chaque équipement et en créer une fiche sur l’application mobile. Dans le même temps, nous avions commencé à poser des puces NFC pour accéder plus facilement à Mobility Work. En moins de 3 jours, tout le parc a été créé, ce qui a confirmé la facilité de création des équipements, tout particulièrement sur une période de mois d’août durant laquelle les arrêts d’été peuvent poser des problèmes de disponibilité. Ensuite, nous avons mis environ 1 mois à récupérer nos anciens historiques et à les réattribuer à nos équipements.

En ce qui concerne l’accueil de l’application par nos équipes, il a initialement été plutôt mitigé, car l’application (encore en phase de pilote à l’époque, ndlr) comportait encore de nombreux bugs. Les équipes étaient par ailleurs toujours plutôt attachées à leurs fichiers Excel. Nous leur avons imposé de changer de technologie alors que le produit était encore perfectible, ce qui a causé quelques soucis. Puis les équipes ont commencé à se rendre compte que toutes les problématiques rencontrées étaient remontées directement et traitées dans l’application, et y ont vu un réel intérêt. De plus, l’application a énormément évolué depuis ses débuts, la version de 2015 n’a plus rien à voir avec la version actuelle !

L’outil a donc été bien intégré dans le service maintenance ainsi que dans certains autres services. Notre utilisation de Mobility Work n’est pas aussi catégorique que dans certains autres sites du groupe, qui imposent que toutes les demandes d’intervention soient forcément traitées par Mobility Work. Certaines opérations de « resaisie » doivent encore être réalisées par les responsables de certains services. En effet, l’adoption d’un tel outil occasionne un changement culturel qui peut en bousculer certains. La plupart d’entre eux avaient l’habitude d’échanger des informations de vive voix, en se croisant dans un atelier. C’est une pratique qui, malheureusement, occasionne d’importantes pertes d’information, c’est la raison pour laquelle nous avons manifesté aussi vivement notre volonté de tout consigner à l’écrit.

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Quels sont les avantages de Mobility Work selon vous ?

Pour moi, il s’agit de la possibilité d’accéder à l’intégralité d’un parc machine sur un seul logiciel : historiques machines, plans, pièces de rechange, procédures, aides au dépannage, contacts, etc. Avant, nous disposions d’une quantité de fichiers Excel, de réseaux avec des droits d’accès, de plans papiers, qui représentaient une perte de temps considérable pour l’opérateur au moment de l’intervention.

Mobility Work nécessite de prendre le temps de mettre à jour les équipements régulièrement, mais les possibilités de l’application font qu’une fois que le technicien est devant sa machine, et si tout est bien à jour, il n’aura pas à revenir à l’atelier pour rechercher son plan. Cela évite beaucoup de tension au moment du dépannage, car toutes les informations nécessaires sont à portée de main.

Cet aspect base de données et partage de toutes les informations fournies par le dépanneur sur le terrain, ainsi que des documents de préparation dans le bureau, permettent à n’importe quelle personne de suivre l’état d’avancement.

Le technicien de terrain remonte l’information qui sera traitée par le service méthodes, et pourra par la suite en suivre l’évolution. Mobility Work permet de faire le lien entre le bureau et le terrain, et d’améliorer la communication au sein de l’équipe.

Tout ce qui était peu accessible aux dépanneurs, notamment les notions de coûts, leur sont maintenant accessibles, car les devis sont également consignés dans l’application ; cela éveille la curiosité des techniciens, qui sont désormais capables de se renseigner concernant le prix des pièces ! Cela les sensibilise à certaines notions et les incite à rationaliser l’utilisation de certaines pièces.

 

Quelle est la fonctionnalité que vous utilisez le plus, dont vous ne pouvez plus vous passer ?

La fonction « mon agenda », qui permet de planifier toutes les opérations. Il est surtout très pratique de pouvoir les faire glisser d’une date à l’autre, car il existe évidemment une différence entre ce qui a été prévu initialement et la réalité du terrain : disponibilité machine, impératifs de curatif … Nous ne sommes ainsi pas obligés d’avoir à rentrer dans une tâche pour en modifier la date.

La partie « plans de maintenance » est également primordiale, nous l’utilisons beaucoup pour ne pas oublier certaines interventions, et plus particulièrement des opérations prévues sur de longues échéances, des remplacements annuels par exemple.

 

Quelle fonctionnalité n’existant pas encore aimeriez-vous voir développer en priorité sur Mobility Work ?

Je souhaiterais qu’un système de notifications (mail, bandeau…) pour prévenir de l’échéance d’une tâche programmée soit mis en place, car il faut actuellement rentrer dans le calendrier pour en être tenu au courant. Cette fonctionnalité me semble d’autant plus importante que de nombreux contrôles dépendent de prestations extérieures, il est donc nécessaire de pouvoir anticiper les éventuels devis ou demandes... Si l’on ne suit pas suffisamment régulièrement le calendrier, cela peut s’avérer problématique, d’autant plus que toutes les tâches, quel que soit leur statut (planifié, en retard, en cours) y sont toutes mêlées. Avoir la possibilité de paramétrer le calendrier selon nos besoins serait un plus.

Nous éprouvons également quelques difficultés liées à la gestion du préventif ; en effet, il est parfois nécessaire de contrôler 20 à 30 points, ce qui fait tout autant de tâches avec une échéance programmée à créer dans Mobility Work, ce qui peut être un peu lourd à gérer. La possibilité de créer des checklists serait d’une très grande utilité pour nous. Pour l’instant, nous sommes obligés d’accompagner les tâches préventives d’un fichier Excel qui recense toutes les opérations à réaliser, avec un compte rendu final sur papier, dans le but de créer une synthèse mensuelle.

 

Quels sont les futurs projets de votre entreprise concernant Mobility Work ?

Nous souhaiterions développer la mise en relation des remontées d’objets connectés avec les déclenchements de tâches, un compteur horaire arrivé à échéance pour un changement de filtre ou pour la révision d’une machine par exemple. Actuellement, l’opérateur sur le terrain doit déclencher lui-même le changement ou la révision lors d’un contrôle préventif. Cette connection nous permettrait de bénéficier directement des remontées machines.

De plus, j’attends tout particulièrement la refonte de la partie concernant le suivi des indicateurs et tableaux de bord, et de la mise à jour de la partie analytique, qui sont des outils que j’utilise pour l’instant très peu. Ceux-ci sont pourtant essentiels dans le cadre de la prise de décisions, et je suis impatient de pouvoir les mettre en pratique et de mettre à profit leur potentiel.

 

Êtes-vous satisfait de la réactivité de l’équipe de Mobility Work ?

Tout à fait, nous avons la possibilité de remonter toutes les problématiques par le chat : celles-ci sont prises en compte, et suivant l’importance du problème, il sera soit résolu dans la journée soit, si la situation est plus complexe, on nous prévient que l’information a été prise en compte et qu’elle sera traitée dans les meilleurs délais. Nous avons toujours obtenu une réponse à nos questions.

Quelques unes de nos questions sont liées à une certaine méconnaissance de notre part, mais nous formulons également des demandes concernant les fonctionnalités. Celles-ci étant plus spécifiques, le délai d’attente est forcément plus long, mais cela est justifié, car il faut que cette demande représente un réel besoin de la part de tous les utilisateurs de la plateforme.

 

Merci à M. Carrot d’avoir accepté de livrer son témoignage ; les retours utilisateurs sont au cœur de notre démarche, et nous aident à améliorer notre produit au quotidien.

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