UX Series GMAO Europhane

L’entreprise Europhane, dont le site de production se situe dans l’Eure (27), fabrique des solutions d’éclairage connectées. Pour gérer sa maintenance, elle a fait le choix d’une GMAO nouvelle génération, mobile et communautaire, bien plus en phase avec ses besoins qu’un logiciel traditionnel.

C’est Alexandre Hérisson, responsable maintenance, qui a piloté le déploiement de la plateforme de gestion de maintenance Mobility Work. Convaincu par ce logiciel disponible en SaaS, il revient sur ce qui l’a poussé à tester la GMAO et sur les avantages directement observés suite à sa mise en place.

Mobility Work : “Pouvez-vous commencer par nous en dire un peu plus sur vous ?

Je m’appelle Alexandre Hérisson, je travaille chez Europhane depuis maintenant une quinzaine d’années et j’occupe depuis trois ans le poste de responsable maintenance. Notre site est situé dans l’Eure et compte environ 200 salariés dont cinq personnes au total dans le service de maintenance et pas moins d’une centaine d’équipements.

Quelle solution utilisiez-vous avant d’opter pour la plateforme de gestion de maintenance Mobility Work ?

Si j’ai souhaité mettre en place Mobility Work, c’est parce que nous utilisions auparavant Excel pour suivre nos opérations. Etant donné le nombre de machines sur le site, il était un peu compliqué pour nous de maîtriser leur maintenance et d’éviter des oublis sur le préventif notamment. 

Avec un système comme Excel, les informations renseignées étaient forcément très succinctes et en réalité un quart seulement des opérations réalisées étaient entrées dans le logiciel, ce qui ne permettait donc de suivre seulement les activités principales. Par conséquent, quand j’ai commencé à faire des recherches pour trouver une meilleure solution, je voulais que les équipes puissent documenter l’ensemble de leurs interventions sur absolument toutes les machines, ce qui est possible aujourd’hui.

Vous avez donc initié cette recherche. Comment avez-vous entendu parler de nous ?

Oui tout à fait. La recherche s’est en réalité découpée en plusieurs étapes car mon prédécesseur avait déjà cherché à mettre en place un logiciel de GMAO, de type traditionnel et donc assez lourd. Sans surprise, ce genre de solution représentait un investissement financier conséquent et semblait très difficile à prendre en main.

Lorsque je suis arrivé en maintenance, il y a trois ans donc, j’ai réaffirmé cette volonté de mettre en place un outil de gestion de maintenance. Comme ce n’était au départ pas mon cœur de métier, j’avais un peu de mal à savoir exactement de quoi l’équipe avait vraiment besoin. Je voulais à la fois surtout aider les techniciens dans le suivi de leur travail et simplifier mon quotidien.

J’ai donc mené des recherches sur internet en ayant en tête de trouver une solution un minimum connectée et actuelle, et non un logiciel traditionnel comme évoqué plus tôt. Je cherchais finalement une solution comme la vôtre. Je suis donc assez rapidement tombé sur votre site et les vidéos de présentation et d’explication que vous publiez par exemple sur votre chaîne YouTube, que je trouve très bien faites. À partir de ces supports, j’ai pu soumettre le projet à ma hiérarchie, qui a tout de suite compris que c’était précisément ce dont nous avions besoin.

Qu’est-ce qui a finalement fait pencher la balance en notre faveur ?

De mon côté, vos vidéos ont encore une fois parfaitement illustré la simplicité d’utilisation du produit. Quelques minutes suffisent effectivement à expliquer le fonctionnement de la solution.

Nous avons apprécié ce côté communautaire de la solution, qui repose sur tout un réseau d’entreprises : en cas de besoin l’utilisateur a la possibilité de contacter d’autres professionnels de maintenance. C’est une fonctionnalité que nous n’utilisons pas encore mais qui est très intéressante.

Evidemment, toute la partie analytique que votre plateforme de gestion de maintenance propose est indispensable. L’application agrège nos données de maintenance pour les présenter sous forme de tableaux dynamiques et de courbes. C’est particulièrement utile lorsque ma hiérarchie me demande les taux de préventif ou de curatif par exemple, surtout que nous ne disposions pas de ces données auparavant. En quelques secondes, je peux maintenant sortir ces indicateurs.

gmao analyse données maintenance préventive

Retrouvez un outil d’analytique dans Mobility Work pour analyser toutes vos données de maintenance et adapter votre stratégie

L’aspect financier a bien sûr aussi joué un rôle majeur dans notre prise de décision. C’est l’une de vos grandes forces puisque l’investissement est très faible comparé aux autres outils de gestion de maintenance et aux GMAO traditionnelles

Depuis combien de temps avez-vous mis en place cette plateforme de gestion de maintenance ?

J’ai commencé à l’utiliser à partir du 15 septembre 2019 : j’ai renseigné la base de données pendant environ deux semaines, pour que la GMAO soit opérationnelle sur le site rapidement. Dès le 1er octobre 2019, les techniciens l'utilisaient. L’un de nos collègues, rattaché pour sa part aux contrôles réglementaires, l’utilise depuis maintenant un mois. 

Pendant cette phase d’adoption, avez-vous été en contact avec notre équipe ?

J’ai effectivement échangé avec Marc-Antoine Talva (fondateur de la plateforme de gestion de maintenance Mobility Work) par téléphone, qui a achevé de me convaincre que votre solution était la bonne. Il s’est tenu à ma disposition pour répondre à mes éventuelles questions, mais finalement je n’ai pas eu à les lui poser car l’outil est tellement intuitif et simple d’utilisation que les supports mis à la disposition des utilisateurs (vidéos, tutoriels, centre d’assistance sous forme de FAQ) ont suffi.

Pour reprendre l’exemple de mon collègue aux contrôles réglementaires, il a parfois quelques questionnements mais il n’a même pas besoin de faire appel au support puisque dans l’écrasante majorité des cas nous trouvons la réponse en moins d’une minute dans l’application.

D’après l’usage quotidien que vous en faites, quels sont selon vous les avantages majeurs de Mobility Work ?

Je dois dire que j'aime un peu tout ce que votre logiciel propose, il me paraît bien complet. La fonctionnalité de planification est par exemple celle que j’utilise le plus en tant qu’encadrant. Il me suffit de prendre une tâche dans l’outil calendrier et de la faire glisser pour la reprogrammer et en informer automatiquement la ou les personne(s) assignée(s), là où il m’aurait fallu 10 clics pour arriver à ce résultat avec une solution de gestion de maintenance concurrente. Finalement en tant qu’administrateur tout est beaucoup plus rapide.

gmao mobile nouvelle génération calendrier maintenance industrielle

Grâce à leur plateforme de gestion de maintenance, les équipes organisent leur journée de travail depuis le calendrier

En me basant sur les retours terrain que j’obtiens, je dirais que les techniciens apprécient tout particulièrement la simplicité d’utilisation du logiciel de GMAO. Ils ne sont plus obligés d’avoir toutes leurs interventions de la journée ou de la semaine en tête : ils accèdent non seulement à leur propre calendrier mais peuvent suivre efficacement l’ensemble de leurs activités au quotidien. Il leur suffit de prendre leur téléphone pour regarder, dans l’application, ce qui a été fait la veille et ce qu’ils ont à faire aujourd'hui, ils vérifient si des tâches leur ont été assignées en urgence… 

Ce sont autant d’éléments qui améliorent la communication en ne la limitant pas à un écran de téléphone ou de tablette. Bien au contraire, on continue de dialoguer comme avant, et ce même entre les différents niveaux hiérarchiques, et les échanges sont de meilleure qualité.

Ce que j’aimerais souligner aussi et que j’apprécie beaucoup, ce sont les mises à jour que vous faites régulièrement. En début d’année, vous avez par exemple revu entièrement le design de l’application mobile de la GMAO, et après les quelques heures où les techniciens ont dû retrouver leurs marques, les retours étaient sans équivoque  : la solution est encore plus intuitive qu’avant. Elle est plus simple, on retrouve ce qu’on cherche en quelques secondes, visuellement la navigation est plus agréable et conviviale… L’adoption de cette nouvelle version s’est donc faite naturellement.

Vous constatez donc une amélioration de la communication, diriez-vous que c’est l’atout majeur de cette GMAO ?

Oui effectivement, on ne perd plus d’informations par rapport à avant. Le fait d’avoir tous les retours nécessaires et de savoir précisément quelle pièce a été changée sur tel équipement est primordial : nous avons une bien meilleure visibilité sur les commandes de pièces détachées à effectuer et pouvons mieux les anticiper

Auparavant, si un technicien changeait une pièce sur une machine, pris dans le rythme de sa journée et par toutes ses tâches il pouvait oublier de me dire qu’il avait sorti une nouvelle pièce du stock, et c’est normal. Finalement, si deux ou trois informations de ce genre se perdent par jour, l’entreprise se retrouve très rapidement en rupture de stock. Grâce à la plateforme de gestion de maintenance Mobility Work, nous ne rencontrons plus ce problème.

Avez-vous déjà fait appel au support en ligne ?

Oui, au début principalement, puisque j’avais quelques questions au cours de la phase de déploiement. Je n’allais pas nécessairement chercher les réponses à mes interrogations puisque le support est directement disponible dans l’application, depuis la bulle Intercom. J’ai chaque fois obtenu une réponse, qui plus est adaptée, et une prise en compte de mes demandes.

L’équipe est très réactive puisque j’ai toujours eu un retour dans l’heure ou la journée même. Quand on sait que, lorsqu’on fait appel aux services d’un fournisseur, il faut souvent attendre plusieurs jours et envoyer plusieurs relances pour avoir une réponse, on constate à quel point, sur Mobility Work, tout est très rapide. 

Je voudrais d’ailleurs souligner que vous affichez clairement une démarche orientée vers les besoins client : je peux en témoigner puisque j’avais soumis des idées d’amélioration il y a quatre mois et que certaines, qui concordaient avec celles de plusieurs autres de vos clients, voient déjà le jour !

Quels sont vos futurs projets concernant Mobility Work ?

Pour en revenir aux indicateurs de maintenance, nous n’en avions aucun avant de déployer votre solution de GMAO. Après quatre mois d’utilisation, nous n’avons évidemment pas assez de recul pour mener des analyses approfondies sur les opérations mais d’ici six à huit mois nous aimerions nous pencher davantage sur le sujet. Ces chiffres auront beaucoup plus de valeur et nous pourrons alors mettre en place un réel suivi. 

J’aimerais aussi développer la partie QR codes : je dois les installer sur les machines pour que les techniciens n’aient plus qu’à les scanner avec leur smartphone pour retrouver en une seconde les fiches équipements contenant la documentation et les tâches liées dans l’application.

Une dernière chose à ajouter ?

Je tiens simplement à répéter que le déploiement et l’utilisation de cette GMAO nouvelle génération se passe particulièrement bien et que j’espère que notre collaboration a de belles années devant elle ! Cet outil de gestion de maintenance est tellement facile  d’utilisation et performant que je me verrais aujourd’hui très mal démarcher l’une des solutions concurrentes ou même faire marche arrière tellement je trouve Mobility Work simple et intuitif !”

Merci beaucoup à M. Hérisson pour son témoignage et sa confiance ! N’hésitez pas à découvrir nos autres interviews, à vous inscrire à notre newsletter pour suivre notre actualité ou à demander une démo pour échanger gratuitement avec l’un de nos experts maintenance.