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Comment créer une tâche dans ma GMAO ?
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La saisie des opérations de maintenance dans un logiciel de GMAO représente généralement une tâche ardue pour les techniciens de maintenance. Ceux-ci sont souvent confrontés à des écrans mal paramétrés, qui nécessitent généralement de devoir remplir une multitude d’informations dans un nombre indéfinis de champs. De plus, l’information est souvent très difficile à retrouver et à analyser, ce qui les amène à penser que leur saisie ne leur apportera aucune valeur ajoutée, et ne permettra pas non plus d’améliorer la gestion de leur quotidien.

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Ce sont pourtant ces informations du quotidien qui deviendront la base de la gestion de votre de maintenance : en plus de vous permettre de suivre tout ce qui passe au jour le jour, elles vous permettront de capitaliser l’expérience et la transmission du savoir des opérations de maintenance sur votre parc machine. Tout cela est essentiel afin d’améliorer la prise de décision concernant les opérations de maintenance à planifier, ou concernant les futurs investissements machines.

La création d’une tâche dans votre GMAO vous permettra de tracer les opérations de maintenance. Pour cela l’utilisateur doit décrire les actions à effectuer ou le problème rencontré, ainsi que les personnes censées intervenir. Il vous est également possible d’associer un ordre de travail à un groupe d’utilisateurs possédant le même label (« équipe de nuit » par exemple, ou les intervenants « mécanique ») ; vous pouvez ensuite choisir la date planifiée de l’intervention. Il ne vous reste plus qu’à ajouter des labels (électrique, mécanique, préventif, etc.) qui vous permettront d’obtenir une meilleure analyse des opérations effectuées grâce au module analytics. Enfin, il est possible de notifier par email les utilisateurs assignés de l’avancement de la tâche de maintenance, l’objectif étant d’améliorer la traçabilité et le suivi des opérations de maintenance.

Afin de vous permettre d’obtenir une analyse plus précise de vos opérations, nous vous proposons de détecter les pannes récurrentes grâces aux mots-clés les plus utilisés. Les correcteurs orthographiques sur les téléphones ainsi que de la commande vocale présente sur l’application mobile de votre GMAO Mobility Work vous permettront d’orthographier le même mot de la même façon. Vous pourrez ainsi déterminer le temps passé sur les moteurs de votre pont même si les moteurs n’ont pas encore été créés dans votre système : cela est rendu possible grâce à la présence du mot-clé « moteur » dans la description de votre intervention.

Il existe plusieurs circuits possibles pour créer d’une intervention de maintenance :

  • Dépannage réalisé par un technicien : celui-ci va décrire rapidement la problématique rencontrée, ajouter la personne qui est intervenue avec lui ainsi que la date de réalisation de l’opération de maintenance.
  • Demande d’intervention de la production : celui-ci va expliquer la problématique rencontrée sur la machine ou l’amélioration qu’il souhaite effectuer. Il va indiquer la date de disponibilité de la machine et assigner l’intervention au responsable maintenance. Si celui-ci la valide, il transmet alors la tâche aux personnes concernées ; dans le cas contraire, il archivera la tâche et celle-ci sera tracée comme « non approuvée » par le responsable maintenance.
  • Intervention planifiée par un responsable maintenance qui indiquera le travail à effectuer, les intervenants de maintenance, l’équipement sur lequel porte l’intervention et la date prévue.

Une fois la tâche créée dans votre GMAO, vous retrouverez l’ensemble des informations saisies auparavant :

  • Description de la tâche ;
  • Date planifiée ;
  • Intervenants ;
  • Labels ;
  • Centre de coûts de l’équipement, qui correspond au découpage financier ou géographique de vos équipements ;
  • La photo de votre équipement ;
  • Le numéro de tâche (essentiel si vous souhaitez faire le lien entre la GMAO Mobility Work et votre ERP) ;
  • Le temps passé ;
  • Le coût des pièces détachées sorties
  • Le coût des commandes provenant de l’ERP.

Vous pouvez à tout moment éditer ces informations, et l’ensemble des utilisateurs associés à cette intervention seront notifiés des modifications effectuées.

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Votre technicien de maintenance pourra ensuite ajouter une activité et décrire l’opération de maintenance qu’il a effectuée en complétant le temps passé et la date de l’intervention. Toutes ces informations permettent d’obtenir un historique des opérations effectuées sur une tâche, et une meilleure transmission du savoir entre les techniciens. Chaque activité est également recopiée dans le flux d’actualité, ce qui permet à l’ensemble des membres de votre réseau d’être informé de l’avancement des opérations. Chaque activité peut être complétée avec la sortie d’une pièce détachée ou l’ajout d’une valeur provenant d’un compteur.

Vous pouvez également ajouter des documents tels que des gammes de maintenance, des checklists ou d’autre fichiers (Word, PDF, XLS, CSV, vidéo, photo, son, etc.) à vos interventions de maintenance.

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La fonction « historique » de la tâche vous permettra de tracer son l’évolution en indiquant les éléments suivants :

  • Personne – date – heure de création de la tâche
  • Personne – date – heure de modification de la tâche
  • Personne – date – heure d’ajout d’une activité
  • Personne – date – heure d’archivage d’une tâche
  • Personne – date – heure de désarchivage d’une tâche

De cette manière, nous pouvons réaliser la chronologie de votre intervention de maintenance dans votre GMAO et obtenir des statistiques sur vos interventions, par exemple le temps passé entre le moment où une demande est formulée par la production et l’ouverture de la tâche par un technicien ; ou encore le temps passé à attendre le réapprovisionnement d’une pièce détachée avec le label « en attente de pièce détachée ».