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Un logiciel de GMAO gratuit ? Oui, ça existe. Et comme c'est gratuit, ça donne envie. Pourtant, est-ce vraiment intéressant ? Faut-il en profiter, ou au contraire se méfier d'une fausse aubaine ?

De la gestion de la maintenance artisanale aux versions gratuites de logiciels payants en passant par les solutions open source, voici les avantages et inconvénients de la GMAO gratuite. Mais aussi les (bonnes) raisons d'investir quelques euros pour rendre la maintenance plus simple et efficace.

La GMAO, c'est gratuit ?

Plusieurs solutions existent pour ceux qui souhaitent se doter d'un outil de GMAO gratuit. Voici les plus courantes.

Gérer la maintenance sans logiciel de GMAO

La maintenance papier

Un papier, un stylo, et le tour est joué ! La technique la moins chère est aussi la plus ancienne : la maintenance « papier ». On consigne chaque intervention dans un cahier ou sur des fiches, et l'on a ainsi un suivi complet des opérations.

Témoignage : Bref, j’ai créé mon propre logiciel de maintenance

Seulement, dans la pratique, cette solution comporte de nombreux inconvénients. La transmission des informations est compliquée, la consultation de l'historique des interventions fastidieuse (car accessible sur un seul document) et la traçabilité de celles-ci lacunaire.

Le coût réel – en temps notamment – est donc, comparativement aux autres solutions existantes, très élevé. La gratuité de façade est, dans les faits, illusoire.

Excel

De nombreuses entreprises utilisent Excel, dont elles disposent de toute façon, pour gérer leur maintenance sans logiciel spécifique. Par rapport à la maintenance papier, cette technique facilite grandement le suivi des interventions et surtout la consultation des actions réalisées.

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La GMAO Mobility Work offre plusieurs outils de suivi des tâches et activités des membres de votre réseau

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En revanche, l'accès à l'information, la planification des opérations et la simplicité d'utilisation restent très limités. Pour les équipes de maintenance, l'utilisation d'Excel est fastidieuse et ne favorise pas un suivi minutieux. Là encore, le coût réel comparatif est bien plus élevé que la gratuité apparente.

Les logiciels open source

Comme dans la plupart des domaines informatiques, on trouve des logiciels open source de gestion de la maintenance. Néanmoins, leur utilisation est réservée aux initiés, car ils demandent des compétences poussées en informatique et sont difficiles à manier.

Dans les faits, ce type de logiciels peut convenir à de petites entreprises où seules quelques personnes compétentes en informatique sont amenées à gérer la maintenance. Pour des équipes conséquentes, les solutions open source s'avèrent inopérantes.

Les versions gratuites de logiciels professionnels

Certains éditeurs proposent des versions gratuites de leur logiciel. Celles-ci permettent de se doter d'une solution dédiée sans débourser un centime.

En réalité, ces versions n'ont pas grand-chose à voir avec les logiciels complets. Elles sont plus destinées à un essai qu'à une utilisation durable. Nombre d'utilisateurs limité, fonctionnalités restreintes, version française non disponible : les inconvénients de ces « logiciels » apparaissent très rapidement dans la pratique.

Les limites d'un logiciel de GMAO gratuit

On constate donc que toutes les solutions de GMAO gratuites présentent des limites qui les rendent peu adaptées à un usage professionnel efficace. Leur principal attrait, la gratuité, masque des coûts cachés, en temps de travail superflu des équipes, en mauvaise volonté de celles-ci à les prendre en main à cause de leur difficulté d'utilisation, ou en fonctionnalités payantes.

De plus, l'utilisation d'un logiciel de GMAO gratuit nécessite généralement de nombreux paramétrages, qui requièrent du temps voire le recours à un prestataire externe. Or le grand absent de ces solutions est l'accompagnement.

Pourquoi payer pour gérer sa maintenance grâce à la GMAO ?

Par rapport à la GMAO gratuite, les solutions payantes présentent de très nombreux avantages. Leur coût réel est même souvent, in fine, inférieur.

Des fonctionnalités étendues pour gérer la maintenance

Le premier point peut sembler évident, mais il est important : les offres payantes permettent de disposer de bien plus de fonctionnalités qu'un logiciel de GMAO gratuit.

Outre une interface en français, elles s'adaptent ainsi beaucoup mieux aux spécificités de l'entreprise et facilitent le suivi des opérations de maintenance. En outre, leurs fonctionnalités étendues permettent de mettre en place une gestion de la maintenance avancée, telle que la maintenance prédictive.

Un accompagnement précieux

Les entreprises qui commercialisent des solutions de gestion de la maintenance fournissent généralement un accompagnement dans l'installation du logiciel et un support pendant toute la durée d'utilisation.

Cet accompagnement représente un gain de temps précieux pour les utilisateurs et évite de se retrouver « bloqué » face à un outil censé faciliter le travail des équipes de maintenance.

Un coût pas si élevé

Si de nombreux logiciels « traditionnels » coûtent entre 50 000 et 200 000 euros, il existe aujourd'hui des applications dont le prix est bien moins élevé, qui permettent d'éviter un investissement aussi conséquent.

Mobility Work par exemple, une plateforme de gestion de la maintenance communautaire, propose un tarif de 30 euros par utilisateur de maintenance pour son application de GMAO mobile. Ainsi, pour une entreprise comptant 10 personnes affectées à la maintenance, le coût ne sera que de 300 euros par mois.

L'accès aux dernières innovations

Il s'agit d'un avantage majeur du recours à une solution payante : cela permet de bénéficier des dernières innovations en matière de gestion de la maintenance. À l'heure où les nouvelles technologies permettent l'amélioration permanente des outils informatiques, cet atout est considérable dans la recherche d'une meilleure productivité et donc d'une meilleure compétitivité.

Par exemple, la GMAO mobile n'existe pas en version gratuite. Cette innovation de Mobility Work permet, via une application dédiée, de consulter et de saisir les informations concernant la maintenance des machines à tout moment et de n'importe où sur une tablette ou un smartphone.

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Grâce à un outil de GMAO mobile, vous créez vos tâches sur le terrain et pouvez scanner les QR codes des machines pour accéder aux fiches équipement

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Par ailleurs, ces outils de dernière génération sont très régulièrement mis à jour en tenant compte du retour des utilisateurs. Cela garantit à ceux-ci une simplicité d'utilisation et une efficacité optimale que les logiciels classiques, qu'ils soient gratuits ou payants, peinent à proposer.

On peut donc conclure que la GMAO est un domaine dans lequel la place des logiciels gratuits est réduite. Ils sont pauvres en fonctionnalités et rarement adaptés aux enjeux des entreprises qui souhaitent gagner en productivité.

Choisir une solution payante permet au contraire de se doter d'un outil adapté à son entreprise, accompagné d'un support de qualité et d'une évolution régulière des fonctionnalités.