Traditionnellement, le rôle premier de la fonction Achats est d’assurer la disponibilité des matières premières, équipements et consommables industriels, ainsi que des services nécessaires à la production. À mesure qu’évolue la structure de la supply chain, les acheteurs assument de nouvelles responsabilités. De la gestion des fournisseurs à l’innovation, en passant par la RSE, l’impact de cette fonction se mesure à l’échelle de la chaîne d’approvisionnement. La propension d’une organisation à se développer dépendra donc en partie de sa capacité à élaborer une stratégie Achats pérenne. Celle-ci permettra en effet d’atteindre l’excellence de la supply chain par l’alignement des activités d’approvisionnement avec les objectifs de l’entreprise et par l’optimisation des dépenses.
La fonction achats dans l’industrie
Au cours de la dernière décennie, la fonction Achats a connu une transformation profonde. Ses équipes occupent une position stratégique en cela qu’elles sont un intermédiaire privilégié entre l’entreprise, ses partenaires et ses clients. Loin de l’image du « cost-killer », elle est aujourd’hui l’un des piliers de la production, de l’innovation et de la RSE au sein de l’entreprise. La stratégie Achats reflète en outre la vision d’une organisation vis-à-vis de son marché.
Le but premier d’une stratégie Achats est donc d’apporter aux équipes un ensemble de méthodes et de bonnes pratiques répondant aux principales préoccupations de l’entreprise. D’abord, elle participe à sa rentabilité en lui permettant de réduire ses dépenses superflues, ainsi que les délais tout au long de la supply chain. Dans cette optique, elle se doit d’offrir de nouvelles possibilités d’amélioration en termes d’innovation, de production ou de livraison, notamment grâce à une meilleure gestion des relations fournisseurs.
Les incontournables de la stratégie achats
Au travers de sa stratégie, une entreprise met à disposition de ses acheteurs un cadre de référence. Il va donc de soi que celle-ci retranscrive les principales missions de la fonction. En intégrant les éléments suivants dès la phase de réflexion, vous serez en mesure d’élaborer une stratégie concrète et de donner à vos équipes les éléments nécessaires à la réalisation de leurs objectifs.
Le triangle coûts, délais, qualité
Sourcing, externalisation, négociation sont autant de leviers dont disposent les Achats pour agir sur les coûts d’approvisionnement. Dans l’esprit collectif, la fonction Achats est souvent associée à un impératif de réduction des coûts. Il s’agit là, en vérité, d’une vision tronquée. Bien que l’optimisation des dépenses soit partie intégrante de leur métier, l’impact de leur activité se mesure aussi sur la chaîne de production. Ces derniers doivent faire preuve de réactivité pour faire face aux imprévus du flux logistique. En développant des relations privilégiées avec les fournisseurs industriels, ils participent en effet au bon respect des délais, ainsi qu’à l’amélioration continue de la qualité.
Les relations fournisseurs
Il revient aujourd’hui à la fonction Achats d’identifier les fournisseurs industriels les plus adaptés aux besoins de l’entreprise. Le sourcing nécessite d’adopter une démarche proactive d’analyse du marché, d’audit des différents fournisseurs industriels et de rationalisation du panel. Dans les faits, il s’agit d’un exercice complexe dans lequel interviennent une multitude de facteurs : prix, technicité des produits recherchés, risque, environnement concurrentiel, etc. Lors de l’identification de son panel fournisseurs, l’organisation recherche en priorité l’adéquation de leurs visions stratégiques respectives.
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Dans un second temps, les équipes procèdent à une rationalisation du panel pour ne garder que les partenaires clés. Pour cela, il suffit par exemple d’étudier le volume de commandes sur une période donnée et d’identifier les fournisseurs que l’entreprise a le moins sollicité. À l’inverse, il sera possible d’établir de véritables partenariats avec les fournisseurs les plus récurrents. Cette démarche peut conférer à l’acheteur une position avantageuse lors de la négociation des contrats de fourniture. Cela leur permet notamment de bénéficier de tarifs préférentiels et de réduire les coûts de gestion fournisseur.
L’innovation
Ces dernières années, un nombre croissant d’entreprises a fait le choix d’intégrer la problématique d’innovation aux prérogatives des Achats. Leur position stratégique leur permet en effet de détecter le potentiel innovant de leurs partenaires. Ils se trouvent ainsi en mesure de faire coïncider les besoins internes (renouvellement du parc de machines, réduction des intervalles de maintenance industrielle, etc.) à l’expertise des fournisseurs, qui disposent à leur tour d’un environnement de test pour le développement de leur projet. Cette nouvelle forme de partenariat permet notamment aux parties prenantes de partager les risques et les bénéfices de l’innovation. C’est le principe de la co-innovation.
Pour garantir le succès à long terme d’une telle aventure, il est néanmoins capital de partager et nourrir une vision stratégique commune.
La RSE
La responsabilité sociétale des entreprises (RSE) occupe actuellement une place croissante dans les stratégies Achats. L’intégration d’une « charte RSE » répond à un double objectif de conformité et de réputation de l’entreprise auprès de ses clients finaux.
Pour y répondre, les équipes ont la possibilité de conduire des audits des fournisseurs de rang 1 et supérieurs afin de contrôler entre autres : l’origine des matières premières, les modes de transport choisi, les conditions de travail, etc. Véritable enjeu de sourcing, certaines entreprises n’hésitent pas à intégrer cette charte RSE dans leurs contrats d’approvisionnement.
Comment élaborer sa stratégie achats ?
Une stratégie Achats ne se construit pas par hasard. Elle est unique, faite « sur-mesure ». Elle est le fruit d’une réflexion aboutie, d’une connaissance approfondie de son secteur d’activités. Elle repose, enfin, sur un ensemble de données collectées au sein de l’entreprise et de ses éventuelles entités affiliées, auprès de ses partenaires et au sein du marché.
Analyse de l’écosystème
Afin d’élaborer une stratégie au plus près de ses besoins réels, il est recommandé de dresser une cartographie de l’entreprise et de son écosystème.
En alliant leurs propres outils de suivi aux solutions d’analyse prédictive de l’Industrie 4.0, les opérateurs sont capables de mesurer avec précision l’état actuel d’une organisation. Les données collectées sur l’ensemble de la chaîne de valeur leur permettent en outre d’en déterminer les points faibles et les points forts. Il s’agit d’identifier les acteurs principaux de la chaîne d’approvisionnement, leur rôle respectif, mais aussi les processus et protocoles régissant leurs activités. Dépenses incompressibles, coûts superficiels, sources de revenus : dessiner la structure des coûts de l’entreprise est une étape primordiale à son optimisation.
Aussi importante cette analyse soit-elle, elle doit toujours être accompagnée d’une étude poussée de l’environnement dans lequel l’organisation évolue. Pour obtenir une stratégie à la fois ambitieuse et réaliste, il est nécessaire de déterminer les menaces et les opportunités du marché. Pour cela, les équipes Achats doivent en identifier les acteurs : clients finaux, partenaires potentiels, fournisseurs et distributeurs, concurrents… Cette étude pourra porter aussi sur les préférences des consommateurs ou les pratiques des concurrents.
Définir ses priorités et objectifs
Les priorités sont souvent associées à la vision de l’entreprise, à sa politique globale. Définir ses priorités, c’est réfléchir à un équilibre entre sa vision globale, les ressources à disposition, ainsi que les possibilités de croissance et les obstacles auxquels on peut être confrontés. Parmi les priorités les plus couramment citées, on retrouve entre autres :
- La réduction des coûts
- La gestion des risques de la supply chain
- L’optimisation des relations fournisseurs
- La RSE
- L’amélioration des activités de sourcing
- La gestion de la Qualité Totale (TQM)
La stratégie, quant à elle, peut être vue comme l’aboutissement logique de la politique d’entreprise. Même si l’objectif premier de chaque entreprise est d’améliorer son chiffre d’affaires, celui-ci ne peut constituer à lui seul la base d’une stratégie pérenne. Il est nécessaire d’envisager des objectifs propres à la structure, faisant écho aux priorités et à la politique internes, et ancrés dans la réalité du marché. Au même titre, une stratégie Achats serait incomplète si elle n’avait pour objectif que la diminution des dépenses d’approvisionnement.
Il existe une démarche simple permettant aux équipes Achats de mieux appréhender leurs objectifs : SMART. Cet acronyme désigne un ensemble de critères auxquels doivent répondre les éléments d’une stratégie pour en garantir sa pérennité.
- Specific : les objectifs doivent être détaillés et correspondre aux spécificités de l’organisation. Ils répondent aux problématiques soulevées lors de la phase d’analyse préalable.
- Measurable : les opérateurs doivent être en mesure de chiffrer leurs objectifs afin d’en suivre l’évolution et de réviser leur trajectoire, si nécessaire.
- Assignable : à chaque objectif doivent être assignés un nombre défini d’acteurs responsable de leur réalisation. Il s’agit ici de structurer la supply chain et d’en responsabiliser les opérateurs.
- Realistic : bien qu’ambitieux, les objectifs d’une entreprise doivent néanmoins être réalistes et réalisables.
- Time-related : afin de garantir leur mise en œuvre, il est important de poser un cadre chronologique (début, fin et dates clés) pour chaque objectif.
Identifier ses leviers d’action
Une fois les objectifs clairement exprimés, il convient de définir les moyens de les réaliser : processus et méthodologie, acteurs, outils, budget alloué…
Dans le cadre d’une stratégie Achats, on cherchera par exemple à délimiter un ensemble de critères de sélection des fournisseurs. Pour cela, il est recommandé de procéder par catégorie d’Achats. En appliquant la loi de Pareto, il est possible de hiérarchiser les achats en trois catégories A, B et C. Si la dernière ne représente qu’une faible part du volume d’achats total, elle est pourtant souvent réalisée auprès de près de la moitié des fournisseurs. Ces achats sont considérés comme « non stratégiques ». Sans pour autant les négliger, il convient de les rationaliser à l’aide de processus aboutis. De la même manière, un budget pourra être alloué à chacune de ces catégories.
Après la sélection des fournisseurs, vient la validation des opérations. Il existe sur le marché, un nombre croissant de solutions agiles et faciles d’utilisation pour optimiser les processus de validation. Selon la typologie d’achats (stratégique ou récurrent) ou le profil fournisseur, certaines opérations d’approvisionnement peuvent être automatisées. Capteurs intelligents, logiciels de GMAO et de gestion des achats nouvelle génération sont autant d’outils de l’Industrie 4.0 permettant d’automatiser la supply chain. Intégrer à la stratégie un planning de commandes, les conditions et le rythme de livraison de certains consommables, par exemple, permet aux équipes de gagner en réactivité et en efficacité, mais aussi de se focaliser sur les achats plus stratégiques.
Mobility Work est la première plateforme dédiée à la mise en relation des fournisseurs industriels et des experts de la maintenance. Mobility Work Hub a été pensé comme une véritable plateforme de collaboration entre les acteurs de la supply chain.
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Dans cette optique de performance, l’importance d’un bon logiciel de gestion des approvisionnements ne doit pas être négligée. Celui-ci permet de réduire le risque d’erreurs, de retards, et de paiement, mais aussi de simplifier le processus de sourcing et d’automatiser les commandes. Depuis la première prise de contact au paiement, les opérateurs ont le contrôle de chaque étape du processus.
Déterminer des indicateurs clés
Le suivi régulier des activités garantira l’aboutissement de la stratégie. Il est essentiel que chaque équipe, chaque opérateur dispose d’indicateurs clés de performances (KPIs) auxquels se référer. Qu’il s’agisse de l’évolution des coûts, du délai moyen de traitement d’une commande ou du niveau de stocks, ces derniers doivent être définis en amont, afin de mesurer le succès des opérations.
S’il s’agissait auparavant d’une activité chronophage, le suivi des indicateurs est aujourd’hui facilité grâce aux technologies émergentes, à l’analyse prédictive et au Big Data.
À mesure que progressera l’Industrie 4.0, les stratégies Achats seront encore amenées à évoluer. L’essentiel est de rester au plus près des besoins de l’organisation, d’en comprendre la vision ainsi que l’environnement dans lequel elle évolue. Une bonne stratégie ne peut se penser isolément : elle doit être conçue avec les équipes concernées, avec ses partenaires et pour ses clients finaux. Mobility Work Hub est le premier outil dédié aux relations entre fournisseurs industriels et leurs clients.
