Especificaciones de CMMS: ¡ahorre tiempo descargando nuestra plantilla!

Escribir las especificaciones de un CMMS es un paso esencial pero tedioso en cualquier proyecto para adoptar un software de mantenimiento. Con el objetivo de facilitar el trabajo de los profesionales del mantenimiento y ahorrarles tiempo, Mobility Work le ofrece una plantilla de especificaciones GMAO que puede descargar de forma gratuita, ¡y que puede utilizar tal cual o personalizándola!

Descargue nuestra plantilla de especificaciones de CMMS

¿Por qué una especificación CMMS?

Por supuesto, la elección de un CMMS concierne sobre todo al departamento de mantenimiento. Pero también repercute en toda la empresa: la adopción de un software CMMS implica la informatización de todas las actividades relacionadas con el mantenimiento: la gestión de las existencias de piezas de repuesto, la producción, las compras... La implementación de esta herramienta será, sin duda, una oportunidad para que se concentre en la organización general del mantenimiento dentro de su empresa, con el fin de optimizar los recursos humanos y materiales, mejorar los procesos y, por lo tanto, ganar en capacidad de respuesta y productividad.

Por lo tanto, es importante tomarse el tiempo para estudiar las diversas soluciones disponibles, redactando y completando las especificaciones del CMMS en relación con todos los departamentos de la empresa interesados.

Los pasos clave para configurar un CMMS

Para que la implementación de un CMMS sea rápida y exitosa, es mejor seguir ciertos pasos clave:

• el estudio preliminar;
• desarrollos específicos;
• pruebas de usuario;
• integración de datos;
• formación de usuarios, si es necesario;
• empezar.

¿Quién debería participar en la redacción de las especificaciones de la GMAO?

La piedra angular de la creación de un CMMS es la persona a cargo del proyecto. Con el tiempo, rodeado del equipo que habrá creado para llevarlo a cabo con éxito, tendrá que centralizar las necesidades, dirigir las reuniones y redactar las especificaciones.

Los futuros usuarios del software de gestión del mantenimiento deben, por supuesto, participar en el proyecto: en un contexto estructurado, se les debe interrogar y recopilar sus necesidades para tener en cuenta las dificultades que encuentran sobre el terreno y sus solicitudes de mejora.

También se deben consultar los demás servicios de la empresa relacionados con el mantenimiento, como la producción, la contabilidad o las compras, para tener en cuenta todas las necesidades en la elección del software.

Es imprescindible que la dirección apruebe plenamente el proyecto: además del aspecto financiero, su apoyo promoverá la participación de todos los equipos en la implementación de la nueva herramienta.

Por último, el departamento de TI debe estar absolutamente involucrado en el proyecto: podrá integrar los requisitos de seguridad del software de la empresa en las especificaciones de la GMAO.

Lo esencial de una especificación

Si no está seguro de por dónde empezar o cuáles son sus prioridades, concéntrese en dos elementos esenciales: alcance funcional y procesos.

El alcance funcional

Para determinar el alcance funcional de su futuro CMMS, tenga cuidado de no perderse en los detalles y no intente hacer una lista exhaustiva de todas las funcionalidades que podrían usarse. Concéntrese en lo que más importa priorizando las necesidades de cada departamento. Recuerde que, de todos modos, estas cambiarán con el tiempo, al igual que la solución que elija.

Además, no dude en escuchar los consejos de los proveedores de software CMMS y analizarlos en su empresa.

Procesos de mantenimiento: el corazón de un CMMS

La ventaja número 1 que debe ofrecerle un CMMS es la de simplificar y agilizar todos los procesos relacionados con el departamento de mantenimiento. Por lo tanto, haga una lista de una docena de procesos importantes que administrará en el software que elija. Por ejemplo, esto podría ser:

• solicitudes de intervención: ¿quién las crea? ¿cómo? ¿quién los recibe?
• planificación de la intervención: ¿quién se encarga de ello? ¿Quién está preocupado?
• de gestión de inventario
• compras de piezas: ¿se gestionarán en el CMMS?

5 consejos para escribir las especificaciones de un CMMS

• establezca claramente sus objetivos;
• ser precisas y sintéticas: las especificaciones demasiado detalladas plantean más problemas que soluciones;
• trabajen de forma colectiva para redactar especificaciones que generen consenso entre todos los futuros usuarios y permanezcan atentos a sus colaboradores;
• no seas demasiado ambicioso: céntrate en las funciones que realmente se utilizarán sin intentar tenerlo todo;
• ten cuidado con las ofertas espectaculares que no se adaptan a tus necesidades.