Por qué LOSC utiliza Mobility Work para la gestión de sus instalaciones

Jérôme Delplanque, director de mantenimiento, trabaja desde hace diez años en la finca Luchin, el centro de entrenamiento del LOSC, el equipo de fútbol del Lille. Utiliza el CMMS y el software de gestión de instalaciones de Mobility Work para gestionar el mantenimiento de las instalaciones deportivas del club.. Sus responsabilidades son múltiples. Como parte de sus funciones, gestiona toda la parte técnica y el funcionamiento del sitio: desde la construcción hasta el mantenimiento de rutina, incluida la gestión de la energía, los proyectos, los espacios verdes, la limpieza y el espacio. Como gerente de mantenimiento, debe tener visibilidad sobre la organización diaria del dominio y su actividad.

El Sr. Delplanque, a cargo del despliegue de Software de gestión de instalaciones Mobility Work en su organización, accedió a darnos su testimonio. Nos explica cómo la aplicación cumple con los requisitos del LOSC y por qué decidió confiar en una empresa emergente.

¿Cuál es la función del gerente de mantenimiento en LOSC?

Desde que empecé a trabajar en LOSC hace diez años, el puesto de gerente de mantenimiento ha cambiado un poco. En ese momento, el mantenimiento era la parte principal de mis actividades, porque había una necesidad real; teníamos que gestionar casi 50 hectáreas, por lo que alguien tenía que dedicarse a ello a tiempo completo.

Posteriormente, surgieron nuevas necesidades: supervisión del sitio, gestión de proyectos de construcción, mejora y optimización del espacio, en interiores o en construcciones nuevas. La creciente actividad del sitio ha dado lugar a una multiplicación de las necesidades en términos de gestión del calendario y la programación. Por eso me esfuerzo por tener una visión global del sitio y de nuestras actividades para evitar cualquier problema de duplicación en los calendarios, o por no registrar a los mismos usuarios dos veces en la misma área, planificando, paralelamente, las intervenciones de mantenimiento necesarias y garantizando la limpieza, la limpieza y la gestión de las instalaciones. Todo esto con el fin de tener un estado de funcionamiento diario lo más transparente posible para los usuarios.

Toda la información relacionada con el equipo está disponible en su hoja dedicada en la aplicación de gestión del mantenimiento Mobility Work.

En resumen, mi campo de acción es muy amplio. En mi opinión, el trabajo del gerente de mantenimiento se caracteriza por una dimensión más práctica y técnica, que se basa en un buen conocimiento de sus instalaciones, sus herramientas y sus equipos.

¿Cómo se enteró de Mobility Work?

Descubrí Mobility Work un poco por casualidad gracias a las redes sociales, en LinkedIn, pero al final, nada es realmente el resultado de la casualidad. En ese momento, estaba buscando una nueva solución de gestión de instalaciones que pudiera adaptarse a nuestra sede, en la finca de Luchin.

Debe saber que, para satisfacer nuestras necesidades de mantenimiento, El 98% de nosotros utilizamos subcontratistas, que luego coordino. Sin embargo, estas empresas a menudo nos ofrecían un contrato de mantenimiento global que incluía su propio software de gestión de instalaciones. Ahí radica nuestro problema: dado que hemos tenido que cambiar de subcontratista varias veces, queríamos evitar depender de su herramienta de gestión del mantenimiento.

Con cada cambio de proveedor de mantenimiento, teníamos que cambiar el software y empezar de cero. En otras palabras, los datos no podían transferirse de un software de administración de instalaciones a otro debido a la falta de habilidades o recursos. También perdíamos todo el historial: la recuperación de datos es una tarea que consume mucho tiempo, no podíamos asignar a nadie, y eso nos hizo perder tiempo y eficiencia al principio.

Además, estas soluciones de gestión de instalaciones requerían por nuestra parte una organización muy sedentaria. Las aplicaciones se diseñaron más para estaciones de trabajo fijas y ordenadores, y nos permitieron tener menos movilidad.

Así que estaba pensando en ello con mi dirección cuando descubrí Mobility Work. En febrero de 2018, conocí a Marc-Antoine Talva, cofundador y director ejecutivo de Mobility Work, quien me pidió que hiciera una prueba en algunos equipos. Comprendí rápidamente cómo funcionaba la aplicación y todas las posibilidades que ofrecía. El bajo coste de instalación fue un argumento decisivo durante las negociaciones con mi dirección para cambiar a una solución privada de gestión del mantenimiento.

¿Ya está instalado el software de gestión de instalaciones?

Durante el período de prueba, nos enfrentamos a algunas pequeñas dificultades, pero gracias a la herramienta de chat en línea, pude comunicarme con los equipos técnicos, que fueron muy receptivos. Después, comprobé que las actualizaciones se hacían muy rápido. Sus equipos tienen en cuenta nuestras expectativas y debo decir que eso es muy tranquilizador.

Por lo tanto, con mi dirección, decidimos continuar la aventura y comprometernos con la versión de pago. Incluyendo el período de prueba, llevamos casi diez meses utilizando el software de gestión de activos Mobility Work.

¿Cuáles son, en su opinión, las ventajas de Mobility Work?

Mobility Work presenta tres ventajas principales para la gestión de las instalaciones: ahorro de tiempo, explotación de datos y trazabilidad de las intervenciones.

Mobility Work destaca por su sencillez. El software de administración de instalaciones es muy fácil de aprender y los usuarios cuentan con el apoyo de un equipo técnico muy receptivo. Esto me permitió aprender rápidamente sobre la aplicación y sus funcionalidades para presentarlas a los equipos de mantenimiento y a los proveedores de servicios a fin de comprender mejor sus preguntas. De este modo, pude mostrarles personalmente todas las ventajas de este software de gestión de instalaciones de nueva generación. ¡Vieron los beneficios de inmediato! Después, realicé otras dos o tres presentaciones, más detalladas, en las que abordé diferentes temas basándome en lo que había probado anteriormente.

La función de búsqueda también ilustra esta búsqueda de la simplicidad. Aunque Mobility Work permite eliminar los árboles, quería añadir una estructura determinada al integrar nuestro equipo. El técnico de mantenimiento debería poder orientarse fácilmente, porque, al fin y al cabo, es el usuario final. Aquí es donde las etiquetas son útiles. Simplemente escriba en la barra de búsqueda las palabras clave añadidas en la descripción del equipo para encontrarlo de inmediato.

Todas las noticias relacionadas con las intervenciones actuales están disponibles en la sección de noticias de la aplicación móvil Mobility Work

En segundo lugar, diría que la interfaz móvil es un gran activo de Mobility Work. La aplicación móvil ofrece cierta complementariedad con la aplicación web, una herramienta coherente y muy bien desarrollada para facilitar su uso. Es especialmente útil para los técnicos de mantenimiento que trabajan sobre el terreno: les permite orientarse fácilmente, ver qué tareas están en curso y atrasadas y poder intervenir en consecuencia.

Por último, quiero mencionar la herramienta analítica, que ofrece una solución de monitorización integrada muy interesante. En este punto, creo que la aplicación de gestión de instalaciones Mobility Work está muy por delante de otros programas de software. Con las herramientas de software de administración de instalaciones más tradicionales, primero debe extraer los datos y, a continuación, crear su Excel, del que finalmente puede extraer los gráficos que desee. Con Mobility Work, todo se hace automáticamente, ¡es un verdadero ahorro de tiempo! Es una excelente herramienta analítica que le permite identificar los puntos clave.

¿Cuál es la función que más utilizas?

La sección de noticias. Gracias a él, me mantengo en contacto con el campo en cualquier circunstancia. En mi oficina, he configurado una pantalla en la que se desplaza constantemente: así puedo seguir las operaciones de los equipos de mantenimiento, conocer su ubicación, progreso, tiempo empleado y estado. Esto me permite tener una gran capacidad de respuesta y supervisar la actividad del sitio en tiempo real. El único inconveniente: la necesidad de actualizar la página manualmente. Creo que sería bueno tener, por ejemplo, una configuración en el menú de «preferencias» que nos permitiera administrar esta función.

Los técnicos de mantenimiento, por su parte, aprecian la función de «agenda», especialmente en la versión web. Es muy visual, lo que, en mi opinión, es tranquilizador. Gracias al código de colores, puede obtener rápidamente una visión general de las tareas atrasadas, por ejemplo.

¿Cuál es el principal valor añadido de Mobility Work?

Yo diría que el software de gestión de instalaciones de Mobility Work está más adaptado a la realidad sobre el terreno. A veces, los CMMS tradicionales son demasiado complejos y tienen dificultades para responder a los problemas de los equipos de mantenimiento, y especialmente de los del cliente final. Cada vez es más difícil emitir un informe o supervisar las actividades.

En mi opinión, las herramientas de gestión de instalaciones deben adaptarse a las necesidades del campo; deben cumplir con las expectativas del usuario final. Mobility Work está más en línea con esta perspectiva. Trabajamos en equipo con Mobility Work, lo que está muy vinculado a su condición de startup: un equipo muy atento y un diálogo real que no siempre se encuentra en otros lugares.

¿Qué funciones le gustaría tener?

Desde que implementamos Mobility Work en nuestro sitio, hemos identificado dos áreas principales de mejora.

La primera se refiere a la versión móvil. En mi opinión, se beneficiaría de la integración de ciertas funcionalidades que ya existen en la versión web. Creo que es importante tener la aplicación más completa posible, especialmente para los equipos que operan sobre el terreno. Ya sea un sistema de notificaciones, un chat interno de la empresa o la posibilidad de encontrar las tareas y actividades de otros usuarios, cada una de estas funcionalidades contribuye a la optimización de nuestras actividades de mantenimiento al facilitar el intercambio de información entre los equipos. Del mismo modo, sería una verdadera ventaja para los gerentes de mantenimiento contar con la herramienta de análisis y generación de informes incluso cuando están fuera de casa.

El segundo eje se refiere a la gestión de existencias. El software de gestión de instalaciones Mobility Work nos ofrece la posibilidad de gestionar las existencias y las piezas de repuesto, algo muy útil para los técnicos: registran sus retiradas y se dedican mucho a ello. Sin embargo, en mi opinión, todavía falta un sistema de notificación cuando las existencias son escasas o están vacías. La integración del inventario también debería facilitarse sin utilizar las herramientas para modificar el propio equipo.

Por último, esta no es una función en sí misma, pero me gustaría ver en las preferencias la posibilidad de requerir la entrada del tiempo dedicado a una tarea, a una actividad. Porque si el técnico no indica el tiempo empleado, no podemos hacer un uso suficiente de la herramienta analítica.

¿Cuáles son los proyectos futuros de su empresa?

Acabo de terminar los planes de mantenimiento y los he integrado en el CMMS. En este sentido, Mobility Work es una herramienta flexible; no se adapta únicamente al campo del mantenimiento. También se puede utilizar para gestionar el flujo de vehículos, con fines de limpieza, para almacenar muebles y sillas, etc. El software de gestión de instalaciones Mobility Work me permite ampliar mis actividades operativas.

Finalmente, logré adaptar Mobility Work a mis funciones. Creo que su herramienta se diseñó primero para la industria, pero también permite operar un sitio terciario, como el nuestro.

¿Está satisfecho con la capacidad de respuesta del equipo?

Sí, perfectamente. No hay nada de qué quejarse. Es raro, pero es el caso. Tienes una estructura sólida. Puedo mencionar las cosas, siempre estás accesible. A veces me dicen que las cosas están en desarrollo, pero lo entiendo. Tienes un buen equipo, siempre atento, siempre disponible y que nos brinda respuestas rápidas, lo cual es muy valioso.

Sin embargo, debería haber más comunicación sobre las próximas actualizaciones, avances y mejoras. Por ejemplo, en la sección «próximamente» del centro de ayuda, que también puedes incluir en tu boletín. Esto es muy útil para monitorear tu actividad: actualizaciones, organizaciones que se integran en la aplicación, eventos en los que participas...

¿La última palabra?

Estoy muy contento con su solución. Durante 6 meses trabajé sin el software de administración de instalaciones, solo por correo electrónico y por teléfono. El seguimiento fue incontrolable. Ahora que Mobility Work está desplegado, es reconfortante tanto para mí como para mis directivos y para los usuarios, porque hemos ganado en capacidad de respuesta y eficiencia. Por último, los técnicos están más tranquilos y el sitio está aún mejor.

En comparación con otras herramientas de gestión de instalaciones que son demasiado complejas, en las que hay demasiadas líneas o campos que rellenar, el software de gestión de mantenimiento de Mobility Work es muy nítido e intuitivo. ¡Y el costo es un activo real!»

Gracias al Sr. Delplanque por aceptar dar su testimonio. Los comentarios de los usuarios son la base de nuestro enfoque y nos ayudan a mejorar nuestro producto a diario.

¿Está interesado en la gestión del mantenimiento y desea obtener más información para aumentar su productividad y ahorrar dinero? ¡Póngase en contacto con nuestro equipo para averiguar cómo gestionar mejor su mantenimiento!