Mantenimiento en la industria cosmética: por qué los nuevos CMMS se han vuelto imprescindibles

Para las empresas de la industria cosmética, el CMMS se ha convertido en algo esencial para la gestión del mantenimiento debido a la multiplicación y complejidad de los estándares que pesan sobre este sector de actividad.

Debido a la especificidad de los productos cosméticos, su producción está sujeta a numerosas normas emitidas por las autoridades sanitarias competentes de cada país. Con una fuerte orientación a la exportación, el sector cosmético francés debe respetar los estándares de cada mercado para el que produce.

En términos de mantenimiento, la solución más eficaz para cumplir con estos requisitos es adoptar un CMMS eficiente capaz de proporcionar las herramientas más adecuadas para cumplir con los estándares y, al mismo tiempo, promover la competitividad de la empresa.

Descubra cómo L'Oréal mejoró su mantenimiento gracias a Mobility Work

Las particularidades de la industria cosmética

La industria cosmética es un sector de actividad particular, cuyas especificidades son en parte similares a las de industrias farmacéuticas y químicas.

La importancia de las pymes en la industria cosmética francesa

La primera particularidad del sector cosmético francés es que depende de un gran número de VSE y pymes: el 82% de las empresas del sector tienen una participación accionarial unifamiliar, que es superior a la mayoría de los sectores industriales, en particular a la mayoría de los sectores de exportación (Estudio Asteres para la Federación de Empresas de Belleza). Además, estas empresas están repartidas por toda Francia, ya que el 67% de ellas se encuentran fuera de Isla de Francia, donde se encuentra el 80% de los 164 000 empleos directos que genera el sector.

(fuente: Estudio Asteres)

Para las pequeñas y medianas empresas, a menudo es más complicado encontrar herramientas digitales adaptadas a sus características, que sean eficientes y no requieran inversiones importantes y riesgosas.

Un importante sector económico centrado en las exportaciones

La industria cosmética es un sector de actividad importante en la economía francesa y el segundo sector exportador detrás de la aeronáutica, con casi 16 000 millones de euros en exportaciones en 2019. En constante crecimiento durante los últimos 10 años, el negocio de exportación de cosméticos por sí solo emplea a unas 130.000 personas en Francia. Sus principales clientes son otros países europeos, Estados Unidos y China. Por lo tanto, las empresas de este sector deben respetar los estándares de los distintos mercados a los que sirven.

El peso de las normas

Los cosméticos son productos específicos que pueden tener importantes consecuencias en la salud de los consumidores. Esta es la razón por la que esta industria, ubicada en la encrucijada de la farmacia y la química, está sujeta a numerosos estándares, mucho más estrictos que los que pesan sobre otros sectores económicos.

Por ejemplo, el Reglamento (CE) 1223/2009 sobre productos cosméticos, que entró en vigor en 2013 en toda la Unión Europea. Entre otras cosas, somete la producción de productos cosméticos a las buenas prácticas de fabricación (GMP), descritas en la norma ISO 22716.

Además, para exportar al mercado norteamericano, las empresas del sector cosmético deben cumplir con los estándares de FDA (Administración de Alimentos y Medicamentos). Esto impone numerosas limitaciones, en particular en lo que respecta a la trazabilidad de todas las acciones realizadas en los equipos de producción, lo que se refiere principalmente al mantenimiento.

Respetando los estándares de mantenimiento en el sector cosmético gracias al nuevo CMMS

Los múltiples estándares que pesan sobre la industria cosmética se refieren a todos los aspectos de su fabricación, incluido el mantenimiento de máquinas y equipos. Para hacer frente a esto, ahora es esencial el uso de un CMMS de nueva generación.

Gestión de estándares y mantenimiento en cosméticos

Dos normas principales afectan a la gestión del mantenimiento de los equipos utilizados en el sector de la cosmética: Norma 21 CFR, parte 11, que se aplica al mercado estadounidense, y el anexo 11, volumen 4, del GMP europeo.

Estos textos imponen normas estrictas, en particular en lo que respecta a la trazabilidad, el archivo y la supervisión de todos los documentos electrónicos. Por lo tanto, la norma de la FDA define los criterios según los cuales acepta documentos con firmas electrónicas como equivalentes a los documentos en papel con firmas manuscritas. El cumplimiento de estos criterios establece la confiabilidad, precisión y correspondencia de estos elementos. Las empresas sujetas a esta norma deben implementar controles electrónicos, procedimientos de verificación, validaciones y firmas, además de proporcionar documentación relacionada con los sistemas computarizados involucrados en el procesamiento de datos electrónicos.

En cuanto a las buenas prácticas de fabricación europeas, establecen normas que garantizan que la calidad de los productos y el control de los procesos y riesgos relacionados no disminuyan cuando los sistemas computarizados sustituyen a las operaciones manuales.

Firmas electrónicas y derechos de acceso

Para la gestión del mantenimiento de los cosméticos, las normas que se aplican tienen importantes consecuencias en términos de derechos de acceso y trazabilidad. Por lo tanto, hay que establecer una gestión estricta y avanzada de los derechos de acceso y usuario, la definición de patrones jerárquicos claros en relación con la aprobación de los datos y un registro de las conexiones y los accesos.

Evidentemente, estos procesos no pueden establecerse como parte de un gestión del mantenimiento con Excel, y será difícil de usar con un CMMS convencional, que es muy engorroso de configurar. Un CMMS de última generación como Mobility Work es mucho más adecuado: la configuración de la aplicación garantiza que cada participante solo tenga permisos para acceder y modificar los datos y documentos que correspondan a su nivel jerárquico, tal como exige la norma 21 CFR, parte 11, por ejemplo.

Gestione la confidencialidad de sus datos y documentos en su CMMS

Genere fácilmente un registro de auditoría gracias al nuevo CMMS

Un registro de auditoría, o Registro de auditoría, es un registro cronológico destinado a guardar todas las acciones realizadas en un archivo o una carpeta digital. Esto permite proporcionar evidencia documental de las actividades que pueden haber afectado a una operación, evento o procedimiento en caso de control por parte de una autoridad externa a la empresa. Un registro de auditoría incluye cualquier creación, modificación o eliminación de un documento electrónico, la fecha y la hora de cada una de estas intervenciones y la colocación o eliminación de firmas electrónicas.

Para cumplir con las normas de la FDA, una empresa no solo debe asociar una pista de auditoría a cada documento digital, sino también poder demostrar que no puede cambiar ni reemplazar las pistas de auditoría y que las mantiene durante toda la vida de los documentos.

Si bien es muy recomendable automatizar los registros de auditoría debido a la gran cantidad de documentos digitales que circulan en las empresas en la actualidad, también es necesario disponer de herramientas que cumplan con la norma 21 CFR, parte 11, es decir, que proporcionen procedimientos de autenticación de dos factores, inicio de sesión SSO o SAML y unRegistro de auditoría completo.

El nuevo CMMS de Mobility Work cumple con estos requisitos y realiza un seguimiento de todas las acciones realizadas en los documentos de mantenimiento durante 10 años. Además, en caso de que una autoridad externa realice una auditoría, la empresa puede obtener, en solo 72 horas, el registro de auditoría de todos sus documentos.

Las ventajas del nuevo CMMS para el mantenimiento en la industria cosmética

Más allá del cumplimiento de las normas, las noticias soluciones CMMS móviles como Mobility Work permiten racionalizar y optimizar el mantenimiento de los equipos en el sector de los cosméticos. Por lo tanto, resulta mucho más fácil adoptar un Enfoque TPM (Mantenimiento productivo total), que es esencial en la industria cosmética, pero cada vez es más complejo de configurar, para garantizar que las máquinas y los equipos se mantengan en perfectas condiciones de funcionamiento, de conformidad con las normas.

Encuentre una herramienta de análisis en Mobility Work CMMS para analizar todos sus datos de mantenimiento y adaptar su estrategia

De hecho, la aplicación Mobility Work tiene características que promueven tanto la productividad de los técnicos de mantenimiento como el cumplimiento de los criterios impuestos por las normas. Disponible tanto en versión móvil como para ordenador, se puede utilizar desde cualquier dispositivo conectado, como una tableta o un teléfono inteligente (iOS o Android), lo que permite a los técnicos de mantenimiento introducir sus informes de intervención en tiempo real o consultar documentos o un historial de mantenimiento en cualquier momento. Esto les ahorra tiempo y es más probable que cumplan rigurosamente las normas.

Además, al utilizar el análisis anónimo de los datos de todas las máquinas de la comunidad, Mobility Work permite a todos sus usuarios, incluidas las pymes y pymes, Recurra al mantenimiento predictivo, la estrategia de mantenimiento más eficaz, especialmente útil en el sector de los cosméticos.

Gestione todos sus planes de mantenimiento con Mobility Work CMMS

Para hacer frente a las numerosas limitaciones a las que están sometidas y, al mismo tiempo, seguir siendo competitivas, las empresas del sector cosmético deben poner a su servicio toda la innovación tecnológica disponible. En cuanto a la gestión del mantenimiento, esto se refleja en las nuevas soluciones de CMMS, como Mobility Work, cuyo diseño permite cumplir con los estándares internacionales y, al mismo tiempo, ofrece una gran facilidad de uso a un coste reducido.