CMMS: Trabajo de movilidad en Setforge L'Horme

Frédéric Carrot es responsable del mantenimiento y el uso del CMMS móvil del sitio Setforge en L'Horme, una subsidiaria de Grupo Farinia especializada en la producción, el mecanizado, el tratamiento térmico y el montaje de componentes forjados en caliente, en particular para los sectores de obras públicas y vehículos pesados de transporte de mercancías, industria del petróleo y el gas, o incluso para Ferrocarril.

Uno de los primeros usuarios de la plataforma de gestión del mantenimiento Mobility Work, recuerda la evolución del producto a lo largo de los años, así como las profundas transformaciones observadas en su departamento de mantenimiento y los beneficios que se han derivado de ella.

Mobility Work: «¿Cómo se enteró de Mobility Work CMMS? ¿Qué lo convenció de probar el producto?

Frederic Carrot : En 2015, el grupo Farinia expresó su deseo de generalizar una aplicación de mantenimiento a todos los sitios de Setforge, tras un intento fallido unos años antes de configurar una solución de CMMS, a la que el sitio de Horme no se había adherido. Esto se debía a varias razones: difícil situación financiera, falta de habilidades, recursos humanos demasiado grandes, etc. No podíamos permitirnos invertir en esta solución, que era demasiado cara, ni movilizar los recursos necesarios para su implementación.

Al no poder seguir al grupo en esta iniciativa, puse en marcha un sistema básico de Excel (listas de equipos, etc.), que permitía evitar discrepancias en las entradas de las máquinas. Los técnicos de mantenimiento podían informar directamente utilizando el siguiente modelo: definición del problema (tarea), actividad, nombre de la persona implicada, estado de la operación y calificación de la operación mediante una palabra clave (principalmente preventiva y curativa). Posteriormente, estos archivos de Excel se recuperaron por completo en Mobility Work.

Por lo tanto, fue en la primavera de 2015 cuando Marc-Antoine Talva (CEO de Mobility Work) vino a presentar el software Mobility Work CMMS a la dirección de la época. Marc-Antoine nos ofreció una solución que consistía en una simple suscripción y, sobre todo, que prometía una velocidad de implementación particularmente interesante; comprendimos rápidamente la relevancia de esta herramienta para nuestro negocio. Por lo tanto, la transición se llevó a cabo durante el mes de agosto de 2015.

¿Puede hablarnos sobre el despliegue de Mobility Work en su fábrica?

La implementación fue muy sencilla: recibimos formación de Marc-Antoine Talva durante una hora, luego escaneamos los edificios uno tras otro, cada uno con su smartphone en la mano, para tomar una fotografía de cada equipo y crear una hoja en la aplicación móvil. Al mismo tiempo, habíamos empezado a Pon chips NFC para acceder más fácilmente a Mobility Work CMMS. En menos de 3 días, se creó toda la flota, lo que confirmó la facilidad de crear los equipos, especialmente durante un período de agosto, durante el cual las paradas estivales pueden provocar problemas de disponibilidad. Luego, tardamos aproximadamente 1 mes en recuperar nuestros historiales antiguos y reasignarlos a nuestro equipo.

En cuanto a la recepción de la aplicación por parte de nuestros equipos, al principio fue bastante variada, ya que la aplicación (aún en fase piloto en ese momento, nota del editor) todavía tenía muchos errores. Además, los equipos siempre estaban muy apegados a sus archivos de Excel. Los obligamos a cambiar la tecnología mientras el producto aún podía mejorarse, lo que provocó algunos problemas. Luego, los equipos empezaron a darse cuenta de que todos los problemas encontrados se informaban directamente y se abordaban en la aplicación, por lo que vieron un interés real en ella. Además, la aplicación ha evolucionado enormemente desde sus inicios, ¡la versión de 2015 no tiene nada que ver con la versión actual!

Acceda a todos los documentos (fotos, vídeos, etc.) y listas de verificación desde la hoja de equipamiento de su aplicación Mobility Work

Por lo tanto, la herramienta se ha integrado bien en el departamento de mantenimiento, así como en algunos otros servicios. Nuestro uso de Mobility Work no es tan categórico como en otros sitios del grupo, que exigen que Mobility Work procese necesariamente todas las solicitudes de intervención. Los administradores de ciertos servicios aún tienen que llevar a cabo algunas operaciones de «reingreso». De hecho, la adopción de una herramienta de este tipo provoca un cambio cultural que puede molestar a algunos. La mayoría de ellos solían intercambiar información en persona, conociéndose en un taller. Esta es una práctica que, lamentablemente, provoca una pérdida significativa de información, por lo que hemos expresado con tanta firmeza nuestro deseo de escribirlo todo.

¿Cuáles son, en su opinión, las ventajas de Mobility Work?

Para mí, es la posibilidad de acceder a todo un parque de máquinas con un solo software: historial de máquinas, planos, piezas de repuesto, procedimientos, ayudas para la resolución de problemas, contactos, etc. Antes, teníamos una cantidad de archivos de Excel, redes con derechos de acceso, planes en papel, lo que representaba una considerable pérdida de tiempo para el operador en el momento de la intervención.

El software Mobility Work CMMS requiere tomarse el tiempo necesario para actualizar el equipo con regularidad, pero las posibilidades de la aplicación hacen que, una vez que el técnico esté delante de su máquina, y si todo está actualizado, no tendrá que volver al taller para buscar su plan. Esto ahorra mucha tensión a la hora de solucionar problemas, ya que toda la información necesaria está al alcance de la mano.

Este aspecto de base de datos y el intercambio de toda la información proporcionada por la tienda de conveniencia sobre el terreno, así como los documentos de preparación en la oficina, permiten a cualquier persona monitorear el progreso.

El técnico de campo informa de la información que procesará el departamento de métodos y luego puede seguir su evolución. El software Mobility Work CMMS permite establecer el vínculo entre la oficina y el campo y mejorar la comunicación dentro del equipo.

Todo lo que no era muy accesible para las tiendas de conveniencia, en particular los conceptos de costos, ahora lo son, porque las cotizaciones también se registran en la aplicación; esto despierta la curiosidad de los técnicos, ¡que ahora pueden conocer el precio de las piezas! Esto los hace conscientes de ciertos conceptos y los alienta a racionalizar el uso de ciertas habitaciones.

¿Cuál es la función que más utilizas y sin la que no puedes vivir?

La función «mi agenda», que le permite planificar todas las operaciones. Por encima de todo, es muy práctico poder arrastrarlas de una fecha a otra, porque obviamente hay una diferencia entre lo que se planificó originalmente y la realidad sobre el terreno: disponibilidad de máquinas, requisitos curativos... Por lo tanto, no estamos obligados a emprender la tarea de cambiar la fecha.

La parte de los «planes de mantenimiento» también es esencial, la utilizamos mucho para no olvidar ciertas intervenciones y, más particularmente, las operaciones planificadas durante un largo período de tiempo, por ejemplo, las sustituciones anuales.

La función de calendario que ofrece Mobility Work le permite planificar todas sus intervenciones de mantenimiento preventivo y predictivo.

¿Qué funcionalidad aún no existe le gustaría que se desarrollara principalmente en Mobility Work?

Me gustaría que un sistema de notificaciones (correo electrónico, banner...) avisara de la caducidad de una tarea programada que se va a configurar, porque actualmente tienes que entrar en el calendario para mantenerte al día. Esta función me parece aún más importante, ya que muchos controles dependen de servicios externos, por lo que es necesario poder anticipar posibles presupuestos o solicitudes... Si no sigues el calendario con la suficiente regularidad, esto puede resultar problemático, sobre todo porque todas las tareas, independientemente de su estado (planificadas, retrasadas, en progreso), están todas mezcladas en él. Tener la posibilidad de configurar el calendario según nuestras necesidades sería una ventaja.

También tenemos algunas dificultades relacionadas con la gestión preventiva; de hecho, a veces es necesario controlar de 20 a 30 puntos, lo que equivale a la cantidad de tareas con una fecha límite programada para crearse en el CMMS móvil de Mobility Work, lo que puede resultar un poco engorroso de gestionar. La posibilidad de crear listas de verificación nos resultaría muy útil. Por el momento, estamos obligados a acompañar las tareas preventivas con un archivo de Excel que enumere todas las operaciones a realizar, con un informe final en papel, para crear un resumen mensual.

¿Cuáles son los proyectos futuros de su empresa en relación con Mobility Work?

Nos gustaría desarrollar la conexión entre la retroalimentación de los objetos conectados y la activación de tareas, como un contador de horas que ha caducado por un cambio de filtro o por la revisión de una máquina, por ejemplo. Actualmente, el operador sobre el terreno debe activar el cambio o la revisión él mismo durante una comprobación preventiva. Esta conexión nos permitiría beneficiarnos directamente de los remontes.

Además, espero especialmente que se rediseñe la parte relativa al seguimiento de los indicadores y cuadros de mando, y que se actualice la parte analítica, que son herramientas que actualmente utilizo muy poco. Sin embargo, son esenciales para la toma de decisiones, y espero ponerlos en práctica y aprovechar su potencial.

¿Está satisfecho con la capacidad de respuesta del equipo de CMMS de Mobility Work?

Por supuesto, podemos informar de todos los problemas por chat: se tienen en cuenta y, según la importancia del problema, se resolverá durante el día o, si la situación es más compleja, se nos avisa de que la información se ha tenido en cuenta y que se procesará lo antes posible. Nuestras preguntas siempre han sido respondidas.

Algunas de nuestras preguntas están relacionadas con una cierta falta de conocimiento por nuestra parte, pero también hacemos solicitudes relacionadas con las funcionalidades. Al ser más específicas, el período de espera es necesariamente más largo, pero esto está justificado, porque esta solicitud debe representar una necesidad real por parte de todos los usuarios de la plataforma».

Gracias al Sr. Carrot por aceptar dar su testimonio; los comentarios de los usuarios son la base de nuestro enfoque y nos ayudan a mejorar nuestro producto a diario.