Mantenimiento y producción: ¿qué interacciones son posibles gracias al CMMS?

Las relaciones entre los departamentos de mantenimiento y producción no siempre son fáciles de gestionar. Esta situación se debe muy a menudo a problemas de comunicación debido a la falta de una herramienta de intercambio eficaz.

La CMMS (gestión de mantenimiento asistida por ordenador) es la principal herramienta del departamento de mantenimiento: entrada y seguimiento de las operaciones, gestión de existencias, historial, comunicación, etc. Con el objetivo de situarse en el centro de la información, ya no es necesario demostrar su relevancia y sus numerosos beneficios para el resto de la empresa y su rentabilidad. Si bien es cierto que su función principal es mejorar la gestión y la planificación de las operaciones de mantenimiento, la implementación de este tipo de software también afecta a sus servicios de producción: la gestión de la demanda, el mantenimiento de primer nivel, etc. son temas relacionados con la producción que se pueden gestionar en su software CMMS.

Una mirada retrospectiva a las posibilidades que ofrece un solución de mantenimiento como Mobility Work y sobre las consecuencias de su implementación en la gestión de la producción de su empresa.

Mantenimiento y producción: relaciones que con demasiada frecuencia son conflictivas entre dos departamentos

Los dos servicios de producción y mantenimiento, aunque están intrínsecamente relacionados, a menudo tienen dificultades para comunicarse y lograr una relación equilibrada. De hecho, la producción evoluciona en un contexto de presión ininterrumpida ejercida por la búsqueda de rentabilidad y productividad y por las expectativas de clientes cada vez más exigentes, y está causando ciertas frustraciones debido a la falta de flexibilidad en el departamento de mantenimiento, especialmente porque el mantenimiento se considera más como un centro de costes y no como un centro de beneficios. Por su parte, el mantenimiento a menudo ya no sabe a quién acudir y tiene dificultades para priorizar las solicitudes que llegan. Las críticas más frecuentes se refieren, en particular, a la disponibilidad, la reactividad, la falta de información o la duración del tiempo de intervención.

El tiempo y la comunicación son, por lo tanto, el centro de esta difícil relación, que sin embargo es esencial para el buen funcionamiento de la fábrica. Para solucionar esta situación, es necesario, por tanto, utilizar todos los instrumentos que puedan facilitar los intercambios entre estos dos servicios. Dado que el objetivo del CMMS es ser el centro de la información empresarial, es especialmente adecuado para esta función.

Todas las noticias relacionadas con las intervenciones actuales están disponibles en el servicio de noticias de la aplicación móvil Mobility Work, disponible en iOS y Android

Seguimiento de las solicitudes de mantenimiento durante la producción

¿Necesita reparar, solicitar la mejora de nuevas obras o garantizar la seguridad de los equipos? Estos diversos temas, que antes se trataban en un libro de solicitudes de intervención y luego se enviaban al departamento de mantenimiento, marcan la vida diaria del director de producción. Sin embargo, una vez que se hayan transmitido estas solicitudes en papel, ¿cómo puede el departamento de mantenimiento supervisarlas y tenerlas en cuenta?

Por eso es preferible que el departamento de producción modernice y optimice la gestión de sus solicitudes formulándolas directamente en su software CMMS (creación de tareas). Compartir un único canal de comunicación permite limitar los errores de comunicación y devuelve la información correcta a la fuente. Los beneficios potenciales se pueden cuantificar rápidamente: monitorear el estado de las solicitudes, obtener información sobre la operación realizada, optimizar el tiempo entre la fecha de la solicitud y la fecha de finalización, etc.

El proceso de validación de solicitudes de producción más común es el siguiente:

• el técnico de producción hace una solicitud a su director de producción;
• si se valida, se envía al responsable de mantenimiento;
• el administrador toma la decisión de llevarlo a cabo o no, en cuyo caso se archivará y guardará en el sistema, que podrá recuperarse si es necesario (incidente, etc.). Si se acepta, se transferirá a los técnicos que deban intervenir, a quienes se les notificará la presencia de una nueva solicitud de producción validada por el gerente de mantenimiento.

El sistema de etiquetas del software CMMS de Mobility Work le permite etiquetar estas solicitudes como «solicitud de producción» para que pueda encontrar rápidamente la lista. También se puede aplicar una noción de criticidad creando varias etiquetas para definir la urgencia de la solicitud de producción, por ejemplo: emergencia de nivel 1, emergencia de nivel 2, emergencia de nivel 3, etc. También puede ser apropiado agregar una etiqueta para identificar el departamento que llevó a cabo esta solicitud de intervención, por ejemplo: CHSCT, medio ambiente, calidad, seguridad, etc.

Siga el progreso de las operaciones de mantenimiento en tiempo real gracias a su CMMS

Es esencial para la producción poder supervisar el progreso de las operaciones de mantenimiento en tiempo real: ¿qué técnico o proveedor de servicios se ha asignado a esta tarea? ¿Cuáles son los plazos? ¿Se ha completado la operación o solo se ha tenido en cuenta? Una solución colaborativa inspirada en redes sociales como Mobility Work permite resolver posibles fallos de comunicación entre la producción y el mantenimiento, gracias a la sección de noticias.

Disponible en la aplicación web y móvil (iOS y Android), este flujo dinámico alimentado en tiempo real por los técnicos permite informar sobre todas las operaciones de mantenimiento realizadas. Los técnicos de producción tienen derecho a ver esta sección de noticias, pero también todo el resto de la aplicación: investigaciones, estadísticas...

Gestione su mantenimiento de primer nivel

Por último, para agilizar las interacciones, permitir que la producción resuelva rápidamente problemas menores y permitir que el departamento de mantenimiento ahorre tiempo en otras intervenciones más técnicas, es posible planificar un Mantenimiento de primer nivel : limpieza de filtros, inspección visual alrededor de la máquina, encuestas, etc. Estas intervenciones, que son poco técnicas o no, pueden ser realizadas directamente por los técnicos de producción y forman parte de un proceso más amplio de transición del mantenimiento curativo a un mantenimiento preventivo.

Para ello, basta con utilizar la función de «plan de mantenimiento» del CMMS de próxima generación de Mobility Work para planificar las operaciones que realizará el técnico de producción. De esta forma, podrá acceder desde su teléfono a todas las operaciones que debe realizar en su máquina, que pueden adoptar la forma de una lista de verificación o de una gama completa de fotos asociadas a la tarea. Este enfoque permite transmitir parte de la responsabilidad a los operadores de producción de su máquina y, al mismo tiempo, realizar un seguimiento de todas estas operaciones en el software CMMS.

Consejo: para simplificar la entrada de solicitudes de intervención o la realización de una operación de mantenimiento de primer nivel, recomendamos utilizar códigos QR. El operador de producción no necesita buscar su máquina ni la tarea que debe realizar, sino que simplemente puede escanear el código QR de la máquina en la que se realizará la operación o la solicitud de intervención.

Acceda a todos los documentos (fotos, vídeos, etc.) y listas de verificación desde la hoja de equipamiento de su aplicación Mobility Work

La aparición de las soluciones CMMS 4.0 permite al departamento de mantenimiento realizar una transición rápida, eficiente y sostenible a la digitalización. Los beneficios son numerosos: mejor capacidad de respuesta, mejora de la productividad, mejores condiciones de trabajo para los técnicos de mantenimiento y mejores relaciones con otros departamentos de la empresa. La producción tiene mucho que ganar con esta integración e incluso desempeña un papel clave en la recuperación de la información.

Mobility Work se diferencia de otros CMMS porque se define a sí misma como una plataforma de gestión del mantenimiento que tiene como objetivo desbloquear la cadena de valor de la información y convertirse en el corazón de la información de su empresa.

¿Está interesado en la gestión del mantenimiento y desea obtener más información para aumentar su productividad y ahorrar dinero?