CMMS en RATP

CMMS en RATP

Jean-Luc Bruno, con más de 40 años de experiencia en la RATP (Régie Autonome des Transports Parisiens) y usuario de un Software CMMS, trabaja actualmente en el Centro de Experiencia del grupo. Nos explica las necesidades de esta empresa, que cuenta con alrededor de 2000 empleados en servicios de mantenimiento y soporte, repartidos en quince sitios y responsable de garantizar el funcionamiento óptimo de las aproximadamente 350 estaciones, edificios e instalaciones de la RATP y de los mercados externos a diario.

¿Puedes hablar de tu experiencia con la RATP?

Me incorporé a RATP en agosto de 1977, primero como gerente de mantenimiento de equipos eléctricos en el departamento responsable de la distribución de energía eléctrica. Trabajé en el mantenimiento de estas instalaciones durante 17 años, tanto en electromecánica de baja, media y alta tensión (750 V continuos a 63 y 225 kV alternos) como en generadores de turbinas de gas. Posteriormente, mi gerente en aquel momento me propuso la implementación de un software de gestión del mantenimiento en nuestro departamento: analicé así el uso por parte de mis colegas de varios programas y bases de datos para la supervisión diaria de las instalaciones.

A finales de 1995, la RATP buscó equipar sus diversos departamentos con un software de gestión del mantenimiento. Implementamos una primera solución externa en nuestra unidad y la utilizamos para la flota, las órdenes de trabajo y para todo lo relacionado con el aspecto económico y logístico. Al principio, nuestro departamento de TI se mostró muy reacio a optar por una nueva solución de CMMS, porque las personas que trabajaban allí descubrieron que su producto patentado era el adecuado para ellos, pero cuando vieron que solo tardaban medio día en introducir un tipo de equipo y asociarle todos los planes de mantenimiento cuando hace un año necesitaron reanudar todos sus programas, se sorprendieron por decir lo menos.

En 1998, implementamos el CMMS para gestionar el mantenimiento de una gran parte de los equipos electromecánicos de la RATP: escaleras mecánicas, ascensores, compresores, ventilaciones, rejillas de cierre automático... Así descubrimos que las tiendas de los numerosos centros que se ocupan del mantenimiento estaban particularmente mal mantenidas, no tenían inventario y tenían un sistema de gestión caótico. Tuvimos que volver a empezar, y ahí es donde el CMMS resultó realmente útil, ya que pudimos volver a poner la logística en marcha. Esta etapa duró hasta el año 2000, así como la implementación gradual del mantenimiento preventivo, garantizando el mantenimiento correctivo desde el principio hasta finales de 2004.

Todas las noticias relacionadas con las intervenciones actuales están disponibles en el servicio de noticias de la aplicación Mobility Work

El tercer proyecto cubrió todas las profesiones de M2E (mantenimiento de espacios y equipos), que abarca todos los equipos e infraestructuras de una estación, así como los edificios administrativos y técnicos. Esto abarca tanto los equipos electrónicos como los equipos de peaje (pasos automáticos para los viajeros), las cámaras de vigilancia en los andenes y la telefonía (en resumen, todos los equipos informáticos de una estación), los equipos electromecánicos y la infraestructura. Por lo tanto, hay cuatro profesiones representadas: la electromecánica, la gestión de peajes, las instalaciones terciarias (telefonía y redes) y, por último, la ingeniería civil (alicatados, escaleras fijas, pinturas, suelos, etc.). Por lo tanto, nos encontramos ante cuatro trabajos que funcionaban de manera diferente, lo que significaba que teníamos que trabajar con software complementado con varios campos específicos y observar la jerarquía de solicitudes sin ninguna necesidad real sobre el terreno.

En 2013, cuestionamos una posible evolución: después de 10 años, un paquete de software comienza a mostrar ciertos signos de debilidad en comparación con las nuevas herramientas. Todas las soluciones analizadas ofrecían más o menos lo mismo, sin que las funcionalidades pudieran cubrir todas nuestras necesidades debido a la variedad de nuestras actividades. Así que decidimos continuar con la misma editorial, ya que considerábamos que las evoluciones eran bastante interesantes. Aún teníamos 4 trabajos, con una particularidad: el de liderar equipos sobre el terreno.

En 2017, probamos una nueva versión del software para poder beneficiarnos de todos los cambios que nuestras empresas necesitaban. Por el momento, todo funciona correctamente, el software corresponde a lo que solicitamos, hemos limitado los específicos a los esenciales. Esperamos realizar otra transición a la movilidad antes de fin de año, entre otros proyectos (cadena de suministro,...).

Ha implementado el CMMS en varios equipos que no tienen los mismos métodos, ¿ha observado alguna diferencia significativa en la integración de la herramienta?

Los equipos electromecánicos son bastante estrictos en su proceso de mantenimiento, todo es bastante sencillo. En lo que respecta a los peajes, los encargados del mantenimiento no tenían la misma forma de trabajar o diseñar sus equipos. Un peaje se compone de varios módulos, y cada uno debe tratarse de forma diferente: puedes tener una función deficiente mientras el resto sigue funcionando correctamente. Lo mismo ocurre con la ingeniería civil: utilizan técnicas diferentes para cada caso y tienen sus propios métodos. Observamos relaciones humanas bastante conflictivas, por lo que tenemos que adaptarnos a cada persona, a las rutinas de mantenimiento de cada equipo...

A ningún técnico de mantenimiento le gusta que lo «intimiden». Cuando se trata de TI, lo primero que viene a la mente es: «Analizaremos lo que estamos haciendo, sabremos cuánto tiempo dedicamos a las tareas...» Los estados que se desprenden del mantenimiento no se basan en el tiempo real empleado, sino en el tiempo estimado para realizar el trabajo: por lo tanto, los técnicos se tranquilizaron y comprendieron que podían intervenir en una instalación preventiva en buenas condiciones de funcionamiento, en la que solo necesitarán una hora para realizar el trabajo necesario. Por otro lado, si dedican tres o cuatro horas a una tarea cuando el tiempo estimado era de dos horas, nadie los culpará por ello. Lo que importa es que la instalación se mantenga y esté disponible. Nuestro objetivo es molestar lo menos posible a los usuarios cuando hay un problema en un nivel determinado, por lo que en un plazo de dos horas un equipo debe intervenir: tenemos objetivos que cumplir con iDF Mobility (ex STIF).

Según su experiencia, ¿cuáles son las ventajas concretas que un CMMS aporta a un departamento de mantenimiento y, por extensión, a toda una empresa?

Esto mejora nuestro conocimiento de la flota, así como la calidad de las intervenciones de monitoreo, el parque logístico está mucho más limpio: las tiendas están mejor mantenidas, el reabastecimiento se gestiona mucho mejor... En lo que respecta a los planes de mantenimiento, respondemos mejor a la hora de solucionar problemas. Hoy en día, podemos gestionar equipos sobre el terreno, los técnicos reciben su información directamente en una tableta y, por lo tanto, saben dónde deben intervenir. Pronto podremos priorizar algunas operaciones sobre otras, lo que solo mejora nuestra capacidad de respuesta. Obviamente, lo que queremos es mejorar nuestra productividad, especialmente en un contexto en el que el transporte parisino compite.

Sin embargo, nos encontramos con algunas dificultades para recopilar todos los documentos relacionados con un parque. En resumen, nuestros departamentos de ingeniería calculan la cantidad de equipos que deben estar en una estación y nos envían, antes de la puesta en servicio, todos los documentos relacionados con los equipos que se instalarán. En este aspecto, todavía tenemos algunas deficiencias. Cada departamento tiende a retener información, por lo que, cuando iniciamos una instalación, no siempre disponemos de toda la información necesaria para futuras intervenciones de mantenimiento, ya que están en garantía durante un período de tiempo determinado y el operador (agente de la estación) solo conoce un método para declarar la avería.

Como resultado, nos encontramos con una constante: los equipos tienden a pensar que el software de gestión del mantenimiento ya contiene toda la información. De hecho, olvidan que gran parte de la información de la herramienta la habrán introducido ellos mismos: es un verdadero problema.

¿Ha observado alguna limitación en este software CMMS?

En realidad, cuanto más informada esté la herramienta, más podremos utilizarla. Si el software no contiene suficiente información, es probable que haya lagunas. En lo que respecta a nuestro departamento de M2E, el paquete de software tiene una gama muy amplia de funcionalidades y es bastante potente. En la actualidad, utilizamos entre el 50 y el 60% de todas las funciones disponibles. Los paquetes de software para ordenadores centrales nos liberan de una parte económica gestionada por la RATP.

¿Cuáles son las expectativas actuales de los principales grupos, como RATP, y del mercado industrial en general en términos de software de gestión del mantenimiento?

Creo que todavía estamos esperando mucho. Para seguir el ejemplo de la RATP, llevamos a cabo un mantenimiento anual, mensual, etc., según el equipo, así como las renovaciones programadas. Cuando se trata de renovaciones importantes, también dependemos del constructor, que nos proporciona las fechas de disponibilidad. Por lo tanto, hoy en día todavía tenemos que predecir los proyectos programados para el año siguiente y, por lo tanto, anticipar las existencias en la medida de lo posible mediante la generación de listas que nos ayuden a ver con mayor claridad.

El motor de búsqueda Mobility Work le permite encontrar su equipo con un solo clic y acceder a los resultados de su red y de la comunidad

Nuestros equipos a pie o en vehículos, que trabajan sobre el terreno, no podrán llevarse todos los equipos, entre otros, que deberán mantener. A pesar de que sus habilidades son muy específicas, algunos requieren materiales. Dada nuestra actividad, diría que el aspecto más importante es la gestión de las existencias preventivas, de intervención y de solución de problemas. Es importante recordar el contexto en el que operamos, ya que operamos en instalaciones repartidas por toda la Isla de Francia.

Se ha enfrentado a diferentes interfaces y funcionalidades: ¿cree que el software CMMS observado satisface correctamente las necesidades actuales del mercado?

Se nos ofrecen varias herramientas con diferentes interfaces y no todos los servicios utilizan el mismo software. Cada departamento tiene sus propias necesidades y preferencias, pero es el departamento de TI de la RATP el que toma la decisión final. ¡Depende de las empresas tomar su decisión una vez que sus necesidades hayan sido claramente identificadas!