¿Cómo reducir sus gastos de mantenimiento gracias al CMMS?

¿Quiere reducir sus gastos de mantenimiento sin afectar a su productividad ni a sus márgenes? Uno de los métodos más eficaces sería eliminar las actividades que no aportan valor añadido, en particular mediante la implementación de un software de gestión de gestión de contenidos (CMMS).

Reduzca los gastos internos

Uno de los métodos para reducir los gastos de mantenimiento es evitar el despilfarro de recursos o, en otras palabras, eliminar las operaciones que no aportan valor añadido. Para que sean relevantes, deben llevarse a cabo actividades de mantenimiento que tengan un impacto positivo en la confiabilidad de las instalaciones.

Análisis del tiempo empleado por tipo de intervención

Analizar la relevancia del tiempo empleado es más complejo de realizar que analizar la eficacia. Para analizar la hora del día de un supervisor, es necesario analizar el tiempo empleado en intervalos de 5 minutos, teniendo en cuenta las actividades administrativas, las intervenciones directas, la formación y el valor no añadido (NVA). El uso de las etiquetas de su Software CMMS Mobility Work (gestión del mantenimiento asistida por ordenador) le permite clasificar fácilmente sus intervenciones por categorías.

Un área de progreso puede ser la comparación de:

• El día observado;
• Un día típico según el supervisor;
• Un día ideal según el supervisor.

Estrictamente hablando, no hay ningún punto de referencia. Sin embargo, se puede argumentar que en las empresas que tienen un buen desempeño en el mantenimiento, los agentes de control dedican más tiempo a la supervisión proactiva.

Intervenciones calificadas y no calificadas

Con respecto a las actividades de los técnicos calificados, es necesario analizar las intervenciones de mejora, las intervenciones calificadas, la preparación de la intervención y las intervenciones no calificadas. Una forma de avanzar puede consistir en comparar la distribución Habitual a una distribución más relevante. La distribución más relevante da ideas para la evolución. Las intervenciones no calificadas a menudo pueden transferirse a técnicos no cualificados o menos cualificados.

Este tiempo «liberado» se puede utilizar para llevar a cabo misiones que solo los técnicos cualificados pueden llevar a cabo.

Ejemplos:

• Mejorar las rutinas de mantenimiento preventivo en contenido y frecuencia;
• estudios de la FMEA;
• Formalización de los procedimientos de mantenimiento;
• Formación de técnicos no cualificados;
• Mejora de los equipos de producción, etc.

Análisis del cumplimiento de los programas de mantenimiento

Un elemento indispensable

Cuando se aplican correctamente en frecuencia y contenido, los programas de mantenimiento preventivo permiten anticipar y luego controlar los riesgos potenciales. El CMMS de próxima generación de Mobility Work permite a cualquier gerente de mantenimiento planificarlos fácilmente intervenciones preventivas mediante la herramienta de calendario.

El calendario móvil Mobility Work CMMS le ayuda en sus intervenciones sobre el terreno.

La frecuencia puede variar de medio día a un año y, en algunos casos, incluso hasta varios años. Lo que determina esta frecuencia es el riesgo asociado. Estos pueden ser riesgos en términos de fiabilidad de las instalaciones, pero también riesgos relacionados con la seguridad o el medio ambiente.

Como resultado, cuando el programas de mantenimiento preventivo no se respetan plenamente, eso significa correr un riesgo. Mobility Work CMMS permite este tipo de análisis. Comparamos sistemáticamente lo planificado con lo completado.

El índice de cumplimiento de los programas de mantenimiento preventivo debe superar los programas no respetados según su frecuencia. Dado que el análisis abarca un mes completo, de hecho es menos importante no haber respetado los programas trimestrales. Sin embargo, cualquier incumplimiento de los programas cuya frecuencia sea inferior o igual a un mes implica un riesgo para la empresa.

Orígenes y causas

En general, el incumplimiento de los programas de mantenimiento preventivo puede provenir de:

• Un exceso de intervenciones curativas urgentes que conduce a un exceso de trabajo en comparación con los recursos disponibles. En este caso, se deben tomar medidas rápidamente para «liberar» tiempo. Se pueden implementar acciones a corto plazo, como los análisis de valor agregado y sin valor agregado. Con respecto a las acciones a medio y largo plazo, es posible llevar a cabo acciones como la realización de estudios del FMEA para anticipar mejor los modos de fallo de las instalaciones y cambiar la relevancia de los programas preventivos.

• La percepción del interviniente de que la frecuencia del programa es demasiado ajustada y de que puede espaciarlo de manera segura. Es necesario analizar la relevancia de la frecuencia y, posiblemente, cambiarla.

Analice la relevancia de las tareas curativas y correctivas

Este análisis consiste en identificar qué proporción de las tareas curativas y correctivas realizadas recientemente podrían haberse evitado si las actividades de mantenimiento fueran más pertinentes. El objetivo es preguntar a los gestores interesados si estas tareas podrían haberse evitado si:

• Una mejor medida preventiva;
• Cambios técnicos o inversiones;
• Mejor gestión de las instalaciones por parte del personal de producción.

No se trata de definir la solución precisa a implementar, sino simplemente de decir a qué familia de acciones pertenece la posible solución.

Eficiencia para su departamento de mantenimiento

Para que sea eficaz, se trata de optimizar el tiempo necesario para llevar a cabo las actividades de mantenimiento. El análisis del valor añadido de las intervenciones consiste en apoyar a los agentes de mantenimiento durante uno o varios días completos para:

• Para medir la tasa de valor agregado/no agregado;
• Identificar las acciones a tomar para aumentar la tasa de valor agregado.

Una de las dificultades es identificar las actividades con valor agregado y las que no lo son.

Se consideran actividades de valor agregado las siguientes:

• El tiempo que el agente de mantenimiento dedica a su gerente para comprender las intervenciones que se llevarán a cabo;
• Preparar las herramientas, los suministros industriales y el equipo necesarios para la intervención;
• Viajar de una intervención a otra;
• El tiempo empleado en realizar la intervención;
• Redacción de informes de intervención, etc.

Se consideran actividades sin valor agregado las siguientes:

• La cantidad de tiempo empleado esperando las instrucciones del día;
• Tiempos de espera entre dos intervenciones;
• Viajes de ida y vuelta al almacén de suministros industriales y al almacén de herramientas (mala preparación, incidentes);
• El tiempo dedicado a reparar o limpiar una herramienta o un suministro que debería haber estado en perfecto estado de funcionamiento, etc.

La herramienta de análisis CMMS de próxima generación de Mobility Work permite analizar rápidamente algunos de estos valores y evitar que el gerente de mantenimiento pierda tiempo buscándolos.

Identificación de áreas de progreso

Todo lo que se necesita es realizar un análisis de la distribución de las actividades con y sin valor agregado, así como de las principales causas de las actividades sin valor agregado. Hay dos familias de formas de progreso:

• Los relacionados con el valor no añadido de las partes interesadas;
• Las relacionadas con el valor no añadido de la duración de la intervención.

Cuantificación de las áreas de progreso

Son posibles tres métodos: cuantificación binaria, estadística o por acto de fe. En términos de análisis del valor agregado y del no valor agregado, las únicas cuantificaciones posibles se basarán en un acto de fe. Se puede considerar que, en todo un departamento de mantenimiento, es raro que se supere el 85% del VA. Si nos encontramos con una tasa media del 65%, deberíamos fijarnos una meta del 85% a 6 meses.

Analice sus programas de mantenimiento

Este análisis permite medir el impacto de la planificación de las actividades de mantenimiento en la eficiencia del tiempo empleado. Se puede medir fácilmente con Función de calendario de mantenimiento de Mobility Work.

Por supuesto, no se puede planificar una parte más o menos importante de las actividades de mantenimiento. Sin embargo, el tratamiento urgente, que por definición no es planificable, representa solo una parte insignificante del tiempo de los operadores en una empresa de éxito. La misión del mantenimiento es prevenir eficazmente las averías y no repararlas.

La funcionalidad de calendario que ofrece la aplicación Mobility Work le permite planificar todas sus intervenciones de mantenimiento preventivo y predictivo.

Análisis de tarifas de programación

La fórmula de cálculo es:

Tasa de programación = suma de horas de tareas programadas/horas totales disponibles

¡La tasa de planificación ideal es del 100%!

Análisis de la tasa de ejecución del plan

La tasa de finalización del plan nos da la medida de todo lo que interrumpe la vida diaria.

La fórmula de cálculo es:

Tasa de finalización = suma de las horas planificadas de las tareas planificadas y completadas/suma de las horas planificadas de las tareas planificadas

Evaluar las oportunidades para reducir los costos de personal

Se trata de ganancias «potenciales» cuya realidad final depende de varias condiciones:

• Estas ganancias se pueden utilizar para reducir eficazmente la plantilla interna, pero también se pueden utilizar para reducir los gastos de subcontratación.
• Estos logros son el resultado de la implementación de acciones de progreso vinculadas al desarrollo de las correspondientes buenas prácticas de mantenimiento. Estos avances representan un potencial que no siempre es alcanzable a corto plazo. De hecho, los beneficios asociados a una mayor relevancia requieren un período de implementación más largo que los relacionados con la eficiencia.

El proceso de evaluación consta de tres pasos:

Paso 1: Resumir los análisis realizados

Resultados del análisis

Rendimiento de referencia

Inferior

promedios

Superiores

Tasa de valor agregado observada

< 65%

65 a 85%

> 85%

Tasa de supervisión proactiva

< 10%

10 a 30%

> 30%

Tasa de programación

< 50%

50 a 80%

> 80%

Tasa de cumplimiento de los programas preventivos

< 80%

80 a 95%

> 95%

Tasa de mantenimiento curativo y correctivo

< 70%

30 a 70%

> 30%

Porcentaje de tareas de curación evitables

< 50%

30 a 50%

> 30%

Tiempo dedicado por técnicos cualificados a actividades y mejoras calificadas

< 30%

30 a 60%

> 60%

Paso 2: Aumento de la eficiencia

Puede considerarse que la diferencia entre la tasa media de valor añadido observada y el 85% constituye la ganancia potencial. Estas ganancias son tanto más realistas cuanto que la tasa de supervisión proactiva y la tasa de planificación analizadas son bajas.

Paso 3: Ganancias de relevancia

Solo las actividades de mantenimiento preventivo son realmente relevantes. Por otro lado, tampoco es posible decretar la supresión de las actividades curativas y correctivas. El estudio de las tareas curativas y correctivas evitables permite definir los beneficios potenciales asociados a una mayor relevancia de las actividades de mantenimiento.

De hecho, el porcentaje de tareas evitables representa el porcentaje bruto de reducción en las actividades de mantenimiento curativo y correctivo. Las tareas evitables solo se pueden prevenir de tres maneras: mediante una mayor prevención, mediante mejoras técnicas y mediante una mejor gestión de las instalaciones.

Las previsiones de la herramienta de análisis de aplicaciones Mobility Work se basan en datos recopilados de miles de usuarios que trabajan en el mismo equipo.

Para concluir, estas son algunas ideas de indicadores que puede obtener fácilmente con la herramienta analítica de Mobility Work para medir la relevancia y la eficacia de su servicio de mantenimiento:

Indicadores

unidades

fórmulas

objetivos

Tasa de mantenimiento preventivo

%

Tiempos cronometrados en m. preventivo/

Total de horas registradas

Mide el progreso en la relevancia del mantenimiento

Número de personas de guardia

número

Número de llamadas de guardia en un período determinado

Da una idea del estado de emergencia del sitio y del estrés generado

Tasa de finalización de los programas de mantenimiento preventivo

%

Número de programas finalizados

Número de programas planificados

Le permite anticipar futuras degradaciones de confiabilidad

Indicadores

unidades

fórmulas

objetivos

MTTR (tiempo medio de reparación) o TMDR (tiempo medio de reparación)

horas

Tiempo promedio transcurrido entre el momento en que se produce la falla y el momento en que se repara

Promueve la búsqueda de soluciones para reducir la duración de las fallas

Tasa de programación

%

Horas programadas de las tareas programadas/

Total de horas disponibles

Mide y promueve la planificación de las actividades de mantenimiento

Tasa de logro

%

Horas programadas de tareas planificadas y completadas/

Total de horas disponibles

Mide y promueve el cumplimiento de los programas de mantenimiento

Tasa de utilización

%

Horas registradas en la tarea/

Horas disponibles

Permite verificar el uso adecuado de los recursos y la relevancia de la convocatoria de subcontratación

Cargo pendiente

días

Suma de las horas planificadas de las tareas pendientes de completar/

Horario diario disponible del personal de mantenimiento

Fomenta la eliminación de los cuellos de botella en el sistema de órdenes de trabajo

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