Serie UX 22: CMMS en la APEI de Dieppe

Hace tres años, la APEI de la región de Dieppe eligió un CMMS comunitario, móvil y de nueva generación. Desde entonces, la comunicación entre los distintos sitios de la asociación ha sido más fluida que nunca.

Fundada en 1966,APEI de Dieppe (76) apoya a las personas y familias con niños, adolescentes o adultos con discapacidades y las alienta a participar activamente en la vida comunitaria. También trabaja con los funcionarios electos o las autoridades públicas para defender los intereses morales, materiales y financieros de las personas a las que acoge.

Allí conocimos a Gabriel Foucart, quien ha estado empleado en APEI durante seis años. Reclutado como electricista, su puesto fue evolucionando gradualmente: en la actualidad, es uno de los tres directores de mantenimiento de la asociación. De hecho, este último tiene varios sitios y estructuras, cuyos objetivos varían. ELaplicación de gestión de mantenimiento Mobility Work se ha implementado en tres sitios, cada uno de los cuales cuenta ahora con un gerente de mantenimiento y un promedio de tres técnicos de mantenimiento.

«Mobility Work: ¿en qué contexto surgió la idea de implementar una solución CMMS?

Gabriel Foucart : Al principio, usábamos tarjetas, que estaban en cada máquina y que rellenábamos sucesivamente. Excepto que, por supuesto, llega un momento en que el formulario desaparece.

Así que nuestro director de calidad empezó a investigar un poco y se encontró con GMAO Trabajo de movilidad. La gerencia, el gerente de calidad, el gerente de TI y los gerentes de mantenimiento consultaron y decidimos intentarlo.

La posibilidad de probar la aplicación nos dio mucha confianza en nuestra elección: queríamos comprobar si su software podía cumplir con lo que esperábamos al configurar nuestro hardware.

Tras nuestro período de prueba y basándonos en las conclusiones que sacamos, hablamos con la dirección: basándose en nuestra demostración, inmediatamente decidieron que Mobility Work debería desplegarse en toda la APEI.

En segundo lugar, ¿qué elementos le apoyaron en su elección?

Inicialmente, no fuimos a un GMAO, por lo que pedimos un segundo período de prueba. Este segundo período de prueba nos permitió proyectarnos mejor. El departamento de ventas de Mobility Work siempre nos ha cuidado muy bien, siempre han estado disponibles.

¿Cuánto tiempo se tardó en implementar la solución?

En mi sitio, necesitábamos un poco más de tres meses para asegurarnos de que la herramienta era perfecta para nosotros. Durante tres semanas, uno de nuestros empleados se encargó de rellenar el GMAO, para recuperar todos los documentos y permitirnos usar la aplicación como quisiéramos.

Una vez que el equipo estuvo en la lista y se crearon los planes de mantenimiento y el equipo, tardamos dos semanas en tener la herramienta en nuestras manos y ponerla en funcionamiento.

En tu trabajo diario, ¿cuáles son las ventajas?

Antes, pasábamos una cantidad infinita de tiempo hablando por teléfono, intercambiando información que no recordábamos porque estábamos atrapados en otra cosa. No podíamos celebrar reuniones ni comunicarnos de forma eficaz entre los responsables de mantenimiento.

«Este año, incluso pude tomarme tres semanas de descanso seguidas, porque la persona que me sustituyó pudo valerse por sí misma gracias a CMMS».

En la actualidad, solo nos comunicamos con Mobility Work. Los instructores de los talleres, por ejemplo, tienen mucho equipo. Hoy, cuando tienen un problema, saben cómo solicitar una tarea. Está todo planeado.

Este año, incluso pude tomarme tres semanas de descanso seguidas, porque la persona que me sustituyó pudo valerse por sí misma gracias al GMAO. Todo está en una lista, todo está marcado: las intervenciones pasadas, lo que queda por hacer, los planes de mantenimiento, etc. Es una herramienta realmente muy interesante para nosotros.

¿Cuál es la función que más utilizas?

Sobre todo, utilizamos todas las funcionalidades que giran en torno a la prevención.

La segunda característica de la que no podemos prescindir es la de solicitar la intervención. Si hay una falla en otro sitio, crean una tarea que se programa de inmediato, para poder intervenir lo más rápido posible. También sabemos quién va al sitio, ya que todos estamos equipados con una tableta en la que está instalada la aplicación Mobility Work. De esta forma, prácticamente ya no perdemos tiempo llamándonos para solicitar información.

Por último, en lo que respecta a nuestro gerente de calidad, le encanta el tablero, para saber cuánto tiempo pasamos por sitio y para conocer la rentabilidad y confiabilidad de nuestros equipos.

En su sitio, ¿para qué tipo de intervención utiliza el CMMS con más frecuencia?

Usamos una gran cantidad de GMAO para todo lo relacionado con la solución de problemas. En lugar de enviarse correos electrónicos entre sí, todos usan la aplicación. Completamos la herramienta con fotos de edificios y equipos.

Todos los usuarios encontraron que la operación era muy sencilla y la gran mayoría está completamente satisfecha con la GMAO. Si necesitan algo, van a la aplicación y preguntan, por ejemplo: «Fallo de calefacción en la oficina. Solicitud de intervención». El 90% de las veces, así es como utilizamos la aplicación. Como responsables de mantenimiento, la utilizamos para todo lo preventivo.

¿Qué opinas de la versión móvil de nuestra aplicación de gestión del mantenimiento?

Todas nuestras prioridades se gestionan en dispositivos móviles. De lo contrario, dedicamos tiempo por la mañana y otro por la noche a la versión web clásica comprobando nuestras tareas (preventivas), lo que ha ocurrido en los demás sitios y las cuestiones a las que tenemos que hacer frente con urgencia.

La versión móvil es un argumento muy sólido: todos los subdirectores de la APEI, el director general y los administradores se han descargado la aplicación móvil.

¿Está satisfecho con la capacidad de respuesta de nuestro equipo?

Por mi parte, no tengo nada de qué quejarme. Siempre que tenía preguntas técnicas, necesitaba ayuda para rellenar tablas o necesitaba actualizaciones que a veces no entendía, los equipos de Mobility Work siempre se tomaban el tiempo para explicármelas.

Puedo asegurarles que al principio no fue fácil, porque somos técnicos en esencia: desmontar y volver a montar una máquina por completo está bien, la informática es un poco más complicada para nosotros.

Cada vez que solicitaba recuperar información sobre material que ya había guardado como tarea archivada, sus equipos se tomaban el tiempo de contestar mi teléfono y asegurarse de que lo había entendido correctamente. A veces, incluso me llamaban unas semanas más tarde para preguntarme si estaba satisfecho con la configuración que habíamos realizado juntos.

¿Cuáles son los planes futuros de su empresa para la solución?

Queremos implementar el GMAO Movilidad Trabaja en toda la APEI, en todos los sitios. Tres de nuestras redes ya se comunican entre sí a través de Mobility Work, pero nuestro objetivo futuro es desarrollarlas GMAO en nuestro último sitio, un refugio.

También queremos organizar una capacitación con los subdirectores de los establecimientos que utilizan la aplicación Mobility Work, mis compañeros de mantenimiento, las personas que trabajan con los gerentes de mantenimiento y todos los instructores del taller de la APEI, para que GMAO Mobility Work se está convirtiendo en la principal herramienta, común a todos».

¡Muchas gracias al Sr. Foucart por darnos su testimonio sobre su experiencia con la plataforma de gestión de mantenimiento comunitario Mobility Work! Si quieres leer más historias de usuarios y seguir nuestras noticias: suscríbete a nuestro boletín y síguenos en nuestras redes sociales !