GMAO: Crítica de mi antiguo software de mantenimiento

¿Por qué las empresas tienen que lamentar la muerte de su antiguo software de GMAO para evolucionar hacia un modelo que satisfaga mejor sus necesidades?

En este mundo de crecimiento exponencial, las empresas buscan el crecimiento, el aumento de su plantilla y de su producción para ocupar un lugar en el mercado ya de por sí altamente competitivo. Con el aumento de la demanda, estas empresas se enfrentan constantemente a grandes retos. Por lo tanto, deciden ampliar sus infraestructuras y modernizar sus equipamientos si es necesario.

Estos diversos desarrollos, incluso la industria 4.0, están provocando grandes trastornos en las empresas y exigen un cambio de cultura, por lo que es necesario poder trabajar con herramientas eficientes y fáciles de implementar para gestionar todos estos equipos. En efecto, las tecnologías evolucionan a todos los niveles (mecánico, eléctrico, etc.), lo que perturba las prácticas tradicionales de los servicios de mantenimiento industrial. Deben ser capaces de reaccionar y adaptarse muy rápidamente, gracias a herramientas similares a las de la vida cotidiana. Si no es así, las consecuencias pueden ser dramáticas, tanto en el ritmo de producción como en la calidad de las piezas fabricadas. Al final, es necesario repensar toda una estructura y su organización.

Estos desarrollos se inscriben en el deseo creciente de los consumidores y clientes de comprender por qué se ha llevado a cabo cada acción de mantenimiento: es importante mantener una trazabilidad muy estricta. Esto es aún más esencial en el contexto de los controles, auditorías o certificaciones. La aplicación Mobility Work responde perfectamente a estas necesidades mejorando la coordinación del trabajo de los técnicos y permitiendo al mismo tiempo a los responsables seguir el progreso de las tareas a realizar.

¿Qué es una GMAO?

Una solución de gestión del mantenimiento asistido por ordenador (GMAO) es una herramienta informática que permite a una empresa gestionar sus diferentes actividades de mantenimiento. Creada en los años 80, la primera aplicación dedicada tuvo como objetivo principal satisfacer las necesidades de los fabricantes y de los expertos en gestión del mantenimiento industrial. Este método permitió reducir drásticamente los costes y mejorar la disponibilidad y fiabilidad de las máquinas.

La observación inicial fue que las empresas no tenían ninguna forma de controlar el estado de sus máquinas, que no tenían ningún seguimiento de las intervenciones o de los pedidos de piezas de recambio, etc. Una vez implementadas en el entorno industrial, las herramientas de mantenimiento han demostrado su valor, y han demostrado ser esenciales para el buen funcionamiento de una industria. A partir de esta observación, otros sectores han decidido adoptar este método, como los hospitales, el ejército o el transporte, entre otros.

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La funcionalidad de calendario que ofrece Mobility Work le permite planificar todas sus tareas de mantenimiento preventivo y predictivo. 

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Una observación inicial con resultados mixtos

El proyecto de un nuevo software de mantenimiento surge de un problema conocido por muchas empresas: ¿cómo modificar el funcionamiento de su departamento de mantenimiento para hacer frente a diferentes retos (financieros, de gestión, organizativos e industriales) y seguir siendo competitivo

Frente a todos estos retos, la nueva GMAO debe responder a los diferentes problemas a los que se enfrenta una empresa a diario. Aunque cambiar radicalmente el funcionamiento del departamento de mantenimiento puede parecer problemático a primera vista, una mejor gestión de las intervenciones y el uso de una herramienta ergonómica adaptada a las operaciones de los técnicos deberían permitir iniciar un giro completamente nuevo. Esta herramienta permite finalmente modificar la organización del trabajo y demuestra a las empresas que tienen todo las de ganar.

Sin embargo, adoptar una nueva herramienta de gestión del mantenimiento no significa que haya superado todas las dificultades potenciales. Por el contrario, algunos programas son más bien un obstáculo ya que las funcionalidades y las interfaces son muy obsoletas.

Problemas recurrentes con su GMAO actual

Una vez más, los problemas causados por su herramienta actual pueden tener consecuencias desastrosas en el ciclo de producción, y los usuarios pueden verse considerablemente retrasados en su progreso. Es importante partir de una observación y analizar el entorno antes de proponer soluciones adaptadas a sus necesidades y al contexto en el que evoluciona.

Los sistemas de mantenimiento tradicionales no permiten adoptar una rutina de mantenimiento preventivo eficaz. No permiten gestionar ni las gamas de mantenimiento, ni la criticidad de los equipos, ni el seguimiento de sus máquinas. Resulta difícil determinar el estado de los equipos, gestionar las garantías y contratos de mantenimiento industrial, horarios, cualificaciones, subcontratistas, etc. Si un técnico trabaja en una máquina, no tiene la posibilidad de introducir comentarios en el informe, nadie puede seguir los registros de los equipos, los permisos de trabajo no se gestionan correctamente y la gestión de proyectos se realiza generalmente fuera de la herramienta.

En vista de todas estas desventajas, es fácil entender que no se trata en absoluto de un modelo viable. Estas numerosas negligencias pueden tener consecuencias bastante graves: paradas recurrentes de la producción, accidentes en el nivel de los técnicos o de la producción, pérdidas, falta de visibilidad... En resumen, es esencial revisar completamente los métodos de trabajo del servicio en cuestión para mejorar la eficacia de las intervenciones que ofrece.

Áreas para mejorar el servicio de mantenimiento

Para combatir estas dificultades y responder eficazmente a ellas, es necesario adoptar ciertas medidas para alcanzar los objetivos establecidos, como por ejemplo: definir un código para distinguir visualmente los equipos, controlar los costes por centro de carga y por equipo, controlar los tiempos de funcionamiento y de parada de una máquina y obtener así una tasa de averías y, por tanto, una criticidad (ver nuestro artículo "Pareto: hacia una evolución del análisis de mantenimiento"), asignar a cada uno de los equipos las fichas de especificación técnica, identificar los plazos de garantía para ser notificados al crear de una orden de trabajo correctivo…

También es imprescindible establecer un módulo de gestión del estado de los equipos, identificar y planificar acciones y proyectos de prevención, elaborar fichas de mantenimiento preventivo muy detalladas, definir los recursos y existencias necesarias para las gamas de mantenimiento y generar fases de registro automático en función del tipo de intervención. Más allá de estos aspectos puramente técnicos y logísticos, es necesario adoptar un punto de vista humano y comprender el valor de las herramientas más modernas: permiten mantener actualizadas las cualificaciones actuales de los empleados o identificar los períodos de vacaciones de todos los empleados. Esto facilita por ejemplo la planificación y asignación de tareas a los técnicos. Todos los aspectos están interrelacionados y son interdependientes: un buen mantenimiento industrial también requiere una buena gestión y organización del personal.

¿Cuáles son las consecuencias para el departamento de mantenimiento?

Las repercusiones positivas son entonces numerosas para este servicio, que permite mejorar su coordinación y planificación. También puede predecir mejor las dificultades potenciales y reducir drásticamente los tiempos de resolución de problemas de "último minuto". Finalmente, se puede observar una mejor productividad y una reducción en todo el trabajo de planificación. De este modo, las empresas pueden establecer rutinas de mantenimiento preventivo o incluso predictivo eficaces a largo plazo.

La mejora de la calidad en este servicio requiere una modificación de su funcionamiento, así como de los diferentes métodos de trabajo. Por lo tanto, la implementación de un software de gestión de mantenimiento debe ser capaz de satisfacer esta necesidad. De hecho, debería permitirle controlar:

  • los plazos y la reactividad de intervención (realización de intervenciones correctivas dentro de los plazos solicitados por la producción, respeto de los plazos de realización de las intervenciones preventivas);
  • los diferentes costes de intervención (costes del personal interno y externo, costes de abastecimiento industrial);
  • la fiabilidad de las instalaciones (identificar los equipos que más penalizan la fiabilidad, cambiar el contenido y la frecuencia de los programas de mantenimiento preventivo);
  • los costes de falta de fiabilidad;
  • el proceso de gestión del ciclo de vida de los equipos (controlando el inicio y el final de la vida útil de los equipos mediante el estudio de los diferentes costes de pérdidas de producción, costes de mantenimiento y depreciación de los equipos).

Elegir su GMAO en función de sus necesidades

Las empresas deben tener en cuenta una serie de criterios para elegir el software de mantenimiento que mejor se adapte a sus expectativas. Deberá prestar atención a los costes únicos y recurrentes, tener en cuenta la reputación de su empresa, analizar el entorno técnico en el que operan los empleados y hacerse las preguntas correctas: ¿desea poder recurrir al soporte técnico siempre que lo necesite? ¿Desea tener acceso a documentación específica? ¿Qué características cree usted que son esenciales? ¿Está equipado con pantallas lo suficientemente potentes para garantizar la mejor ergonomía? Todas estas son preguntas que deben formar la base de su pensamiento antes de elegir un nuevo sistema de gestión del mantenimiento.

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Todas las noticias relacionadas con las intervenciones en curso están disponibles en el flujo de noticias de la aplicación Mobility Work.

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No se debe dejar ningún aspecto al azar, ya que los futuros usuarios obviamente no tendrán los mismos conocimientos informáticos. Es necesario ponerse en su lugar e imaginar un software intuitivo, de fácil acceso y con funcionalidades sencillas. El objetivo de todo este proceso es facilitar el trabajo de toda una empresa para que las acciones de los técnicos estén perfectamente coordinadas y se eviten al máximo los errores.

Siguiendo precisamente esta línea, se ha creado la plataforma de gestión de mantenimiento de nueva generación Mobility Work, que ofrece funcionalidades sencillas e intuitivas. Gracias a esta aplicación, podrá acceder a todas las actividades de mantenimiento de la empresa, gestionar sus diferentes tareas de la mejor manera posible, comunicarse en una red con sus colegas, otros departamentos o plantas de su grupo industrial, proveedores de servicios externos u otros miembros de la comunidad, comprobar las operaciones de mantenimiento industrial realizadas con anterioridad y asegurarse así de que las operaciones se realizan sin problemas. Con una herramienta de mantenimiento tan fácil de usar, se facilitan los procesos y se asegura el futuro de la empresa.

Mobility Work le ayuda a evolucionar fácilmente hacia una forma de mantenimiento 4.0 con una herramienta de nueva generación móvil, intuitiva y asequible. Para descubrir nuestra aplicación, vea nuestro video de presentación.

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