CMMS móvil: ¿por qué elegir un software de nueva generación?

El CMMS móvil es la última generación de métodos de mantenimiento industrial. La elección de un software CMMS móvil permite ir más allá de los límites de todos los métodos existentes hasta ahora y revolucionar la gestión del mantenimiento de las máquinas dentro de una empresa.

Los límites del mantenimiento sin un software CMMS móvil

El mantenimiento industrial se puede gestionar sin un software específico, de diversas formas, cuyos límites siempre terminan siendo un obstáculo para la actividad empresarial y la rentabilidad.

Nivel 0 de mantenimiento industrial

Algunas empresas siguen gestionando el mantenimiento de sus equipos de forma «fragmentaria». Las piezas se sustituyen cuando una máquina resulta defectuosa, pero no se lleva a cabo ningún seguimiento de esta actividad, no se organiza ningún inventario de piezas de repuesto ni se planifica ninguna tarea.

Este método, o más bien esta falta de método, tiene dos inconvenientes principales. Por un lado, provoca importantes pérdidas de productividad, ya que las máquinas permanecen inmóviles hasta que llega la pieza. Por otro lado, no es posible supervisar las operaciones de mantenimiento y las operaciones de mantenimiento no se simplifican en absoluto. Por lo tanto, es imposible anticipar o planificar las intervenciones o tener una visión general de las necesidades de desgaste y mantenimiento de las máquinas.

Mantenimiento «en papel»

La supervisión de las operaciones de mantenimiento de las máquinas en documentos en papel representa un primer paso hacia la gestión organizada del mantenimiento industrial. El registro escrito de cada intervención permite un mínimo de seguimiento y trazabilidad.

Sin embargo, el acceso al «libro de trabajo de intervención» o a las «hojas de intervención», que solo existen en una copia guardada en un solo lugar, y su legibilidad son limitados. Esto no facilita ni una buena trazabilidad de las intervenciones ni la transmisión fluida de la información entre los equipos interesados. Encontrar la descripción de una tarea específica es, entonces, una carrera de obstáculos.

CMMS de Excel o Access

La difusión de la informática y la aparición del software Excel permitieron la introducción de una primera forma de gestión computarizada del mantenimiento en algunas empresas. Utilizan hojas de cálculo para registrar todas las operaciones de mantenimiento realizadas.

Si bien este método mejora considerablemente el seguimiento de las intervenciones y especialmente la consulta de las acciones llevadas a cabo, sigue siendo limitado en términos de acceso a la información y planificación operativa.

El uso del software Access representa, en este último punto, un cierto progreso. De hecho, permite planificar las operaciones de mantenimiento preventivo y reglamentario según un calendario. Por otro lado, sus capacidades limitadas lo hacen inutilizable tan pronto como la base de datos en la que se registran las intervenciones alcanza un tamaño determinado.

Además, ya sea que se elija Excel o Access, el intercambio de información está limitado por las características de estos programas, que no se pueden consultar ni utilizar en una red.

Ventajas y desventajas del software CMMS tradicional

La adopción de un software dedicado específicamente a la gestión del mantenimiento hace que sea mucho más simple y eficaz, pero también tiene importantes inconvenientes.

¿Qué es un software CMMS?

Uno software de gestión de mantenimiento asistido por ordenador es un programa informático diseñado específicamente para gestionar y agilizar el mantenimiento de los equipos dentro de una empresa. La mayoría de estos programas tienen las siguientes funciones:

• gestión de equipos (inventario, ubicación, etc.);
• gestión del mantenimiento (solicitudes correctivas, preventivas, de intervención...);
• gestión de la seguridad de las instalaciones antes de las intervenciones de mantenimiento;
• gestión de inventario;
• gestión de las compras de piezas de repuesto o servicios y del ciclo de compra;
• gestión del personal de mantenimiento y planificación;
• gestión de costes (mano de obra, compras, alquileres...);
• indicadores clave de rendimiento.

Las ventajas del software de gestión de mantenimiento industrial

Como podemos ver, el software diseñado específicamente para el mantenimiento industrial permite, en teoría, que una empresa gestione el mantenimiento de sus equipos con mucha más facilidad gracias a funcionalidades avanzadas. En concreto, los principales beneficios que se esperan de este método de gestión del mantenimiento son los siguientes:

• mejora de la productividad: la supervisión y la planificación centralizadas y organizadas de las intervenciones permiten reducir los períodos de inactividad de las máquinas;
• un mejor control de los costes: la planificación de las operaciones permite un mantenimiento más eficiente y, por lo tanto, una mayor vida útil de los equipos, así como la previsión y la previsión de los gastos futuros;
• mejor trazabilidad: al facilitar el registro y la consulta de las intervenciones, un software CMMS ofrece más transparencia sobre su progreso y una mejor coordinación de las acciones de las distintas partes interesadas.

Las desventajas del software CMMS 1.0

En la práctica, este software «anticuado» suele ser difícil y caro de configurar y utilizar. Su configuración es engorrosa, se necesitan meses de formación en equipo y la interfaz no es fácil de usar ni ergonómica. En la era de los teléfonos inteligentes y las aplicaciones móviles ultra intuitivas, el contraste es sorprendente.

Para los equipos de mantenimiento y los operadores de máquinas, estas fallas provocan desmotivación y falta de participación en la implementación y el uso de estas herramientas que supuestamente facilitan sus tareas pero que, de hecho, pueden complicarlas.

No faltan ejemplos de empresas que querían implementar un software dedicado al mantenimiento industrial, pero que se enfrentaron a grandes dificultades. La adopción de una solución de este tipo plantea problemas tanto técnicos como prácticos, ya que los equipos no pueden apropiarse de esta herramienta, que podría ser muy útil, pero en realidad es muy poco ergonómica.

El nuevo software CMMS móvil

Al aplicar los principios de las aplicaciones cotidianas a la gestión del mantenimiento, estas nuevas soluciones cambian por completo el enfoque del CMMS.

¿Qué es el CMMS móvil?

El software CMMS móvil adopta la forma de una aplicación que se puede utilizar en un teléfono inteligente o tableta. Por lo tanto, se puede usar desde cualquier lugar. En esencia, esta posibilidad de uso «móvil» es lo que lo distingue del software convencional, cuyas funciones de gestión del mantenimiento también utiliza.

Sin embargo, una aplicación como Mobility Work, que puede describirse como «4.0», integra numerosas funciones adicionales, inspiradas en los últimos avances de las nuevas tecnologías y los nuevos usos que se hacen de ellas en la vida cotidiana.

Por ejemplo, esta aplicación utiliza la lógica del Big Data para proporcionar a sus usuarios una herramienta de análisis basada en los datos recopilados de miles de usuarios anónimos y profesionales que trabajan con las mismas máquinas.

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Además, su funcionamiento comunitario inspirado en las redes sociales permite a los técnicos de mantenimiento y a los operadores de máquinas intercambiar información y compartir sus problemas. Y esto tanto dentro de una comunidad dentro de la empresa o grupo industrial como con usuarios de otras entidades.

Por último, su ergonomía está diseñada para que sea tan fácil de usar por un usuario, incluso un novato, como una aplicación diaria.

Las ventajas de una aplicación 4.0

Por lo tanto, una aplicación como Mobility Work supera todos los límites a los que se enfrentan otros métodos de gestión del mantenimiento industrial.

Para empezar, instalar y usar la aplicación es mucho más fácil que instalar y usar el software CMMS de la generación anterior. Todo lo que tiene que hacer es equipar las máquinas con chips NFC o códigos QR e instalar la aplicación en los dispositivos móviles. No se requiere formación ya que el uso de la aplicación es intuitivo.

El CMMS móvil de Mobility Work permite a los operadores y técnicos ser autónomos: listas de verificación, creación de tareas, planes de mantenimiento, notificaciones para cada nueva actividad...

En términos de motivar a los equipos para que se apropien de él, esta ventaja está lejos de ser insignificante. De hecho, cualquier herramienta nueva puede convertirse rápidamente en una carga si es de difícil acceso y si su uso no demuestra rápidamente las ventajas que ofrece a sus principales usuarios.

Además, registrar las intervenciones de mantenimiento es muy fácil, ya que cada operador puede hacerlo desde su teléfono inteligente tan pronto como se complete la intervención, incluso mediante la entrada de voz. También puede ver el historial de mantenimiento de cada máquina en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Además, la planificación y la previsión de las operaciones son mucho más eficaces gracias a la considerable base de datos puesta a disposición de los usuarios. Por ejemplo, la plataforma de gestión del mantenimiento de Mobility Work registra un historial de más de 5 millones de horas de mantenimiento realizadas. La mantenimiento predictivo o predictivo entra así en una nueva era.

Por último, la operación comunitaria, al permitir el intercambio de experiencias y problemas de mantenimiento, facilita y acelera la resolución de las dificultades que los operadores pueden encontrar para mantener las máquinas.