CMMS o Excel: ¿cuál es la mejor solución para gestionar el mantenimiento?

La hoja de cálculo de Excel ha sido durante mucho tiempo la principal solución de TI para la gestión del mantenimiento. Sin embargo, el progreso tecnológico ha permitido la aparición de un software dedicado específicamente al CMMS (gestión de mantenimiento asistida por ordenador), con funcionalidades mucho más desarrolladas que las de Excel.

Sin embargo, muchas empresas siguen utilizando Excel para gestionar su mantenimiento, en lugar de una solución específica. ¿Por qué motivos? ¿Y están haciendo lo correcto? Aquí encontrará toda la información que necesita para elegir entre Excel y un Software CMMS para gestionar su mantenimiento.

Ventajas y desventajas del mantenimiento en Excel

Empezar a utilizar un archivo de Excel para supervisar el mantenimiento suele ser el primer paso para informatizar los servicios técnicos. Este método ahorra un tiempo valioso en comparación con el uso de documentos en papel, pero también tiene una serie de limitaciones.

Las ventajas de usar Excel en lugar de un CMMS

La gestión del mantenimiento a veces se puede realizar simplemente utilizando un archivo Excel bastante completo para anotar el cronograma de las visitas de los técnicos a los equipos y otros elementos clave necesarios para el monitoreo: administración del vehículo, monitoreo del inventario, descripción general de la carga de trabajo de los recursos humanos, etc.

El software de Microsoft es una verdadera navaja suiza. Ideal para proporcionar resultados, análisis, planificar intervenciones o incluso llevar a cabo procesos completos, tiene cualidades innegables.

La ventaja más obvia de usar una hoja de cálculo para el mantenimiento es que Este método es fácil de configurar. De hecho, no es necesario ser un experto en software de hojas de cálculo para disponer así de una pequeña herramienta para monitorear las intervenciones de mantenimiento. Para las pequeñas empresas que buscan mejorar su gestión del mantenimiento a un costo muy bajo, Excel es, por lo tanto, la herramienta que está más a su alcance, por un lado porque es «gratuita» (porque por lo general ya lo tienen) y, por otro lado, porque pueden usarla sin recurrir a un proveedor de servicios externo ni capacitar a sus empleados.

Además, esta herramienta ofrece una gran flexibilidad para rellenar cualquier tipo de información, es más fácil de transmitir a un colaborador que un documento en papel y es probable que ni el archivo ni el software queden obsoletos rápidamente.

Las desventajas de usar Excel para el mantenimiento

Sin embargo, la famosa hoja de cálculo de Microsoft tiene importantes inconvenientes.

Un impacto negativo en la productividad

La primera es que dificulta la productividad del equipo. De hecho, el procesamiento, la gestión y el análisis de datos requieren mucho tiempo tan pronto como alcancen un volumen determinado. Además, los riesgos de errores son bastante altos, lo que afecta a la fiabilidad de los datos y al uso que se haga de ellos.

La centralización forzada de la información

Además, una hoja de cálculo promueve la centralización de la información. De hecho, a menudo es complicado compartir archivos en tiempo real., mientras que la planificación de las acciones de mantenimiento debe ser en general colaborativa, ya que implica un intercambio constante de información. También requiere actualizaciones en tiempo real, algo imposible con Excel, porque la cooperación con los equipos de campo es lo que garantiza la calidad y la precisión de los datos.

Si bien la optimización de las actividades de mantenimiento depende de la participación de todos los empleados, el uso de Excel requiere que una sola persona centralice los datos, que los técnicos suelen recopilar en documentos en papel. Por lo tanto, la herramienta de hoja de cálculo no es adecuada para el trabajo en equipo y la gestión colaborativa y puede afectar negativamente a la eficiencia de los equipos operativos..

Una herramienta que no es muy móvil

Los equipos de técnicos están en constante movimiento. Saben que su eficacia depende en gran medida del buen flujo de datos e información, si es posible en tiempo real. Sin embargo, el uso de Excel para gestionar el mantenimiento no cumple con los necesidad de movilidad de los técnicos de mantenimiento. De hecho, este software realmente no es adecuado para su uso en un teléfono inteligente o tableta.

¿Es CMMS realmente mejor que Excel?

Como hemos visto, usar Excel para gestionar el mantenimiento tiene muchos inconvenientes: el software no es dinámico, no se diseñó para gestionar lo inesperado, no se adapta a la agilidad de los equipos, etc. Por lo tanto, las hojas de cálculo no permiten trabajar en tiempo real ni colaborar de forma eficaz. Pero, ¿todas las soluciones de CMMS funcionan necesariamente mejor que Excel?

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¿Cuánto vale el software CMMS tradicional en comparación con Excel?

La adopción de un software dedicado hace que la gestión del mantenimiento sea mucho más simple y eficiente. Pero también tiene algunos inconvenientes notables.

¿Qué es un software CMMS?

El software de gestión de mantenimiento asistido por ordenador es un programa informático desarrollado específicamente para gestionar y racionalizar el mantenimiento de los equipos dentro de una empresa. La mayoría de estas soluciones permiten gestionar los equipos (inventario, ubicación,...), su mantenimiento, las existencias, el personal de mantenimiento, los costos, los indicadores de rendimiento, etc.

Ventajas y desventajas de las soluciones CMMS tradicionales en comparación con Excel

Las soluciones convencionales facilitan la gestión del mantenimiento de los equipos gracias a funciones diseñadas específicamente para el mantenimiento. Su objetivo es permitir a sus usuarios beneficiarse de una mayor productividad, reduciendo los períodos de inactividad de las máquinas, mejorando el control de los costes, alargando la vida útil de los equipos y anticipando los gastos futuros, y mejorando la trazabilidad, al facilitar el registro y la consulta de las intervenciones.

Sin embargo, en la práctica, estos programas a menudo resultan ser complicado y caro de configurar y usar. De hecho, son engorrosos de configurar, requieren largas semanas de entrenamiento en equipo, son complicados de usar y tienen una movilidad muy limitada.

Si bien se supone que facilitan el trabajo de los operadores de mantenimiento, estas soluciones, por lo tanto, con demasiada frecuencia tienen un efecto desmotivador en ellos y conducen a una falta de participación en su implementación y uso. Por lo tanto, hay muchos ejemplos de empresas que querían adoptar un software CMMS, pero encontraron enfrentándose a grandes dificultades, tanto en la instalación técnica como en la apropiación de la herramienta por parte de los equipos.

¿Es el CMMS de próxima generación la mejor solución?

La plataforma de gestión del mantenimiento Mobility Work cambia por completo el enfoque del mantenimiento industrial al aplicar la misma lógica que los usos diarios. Por lo tanto, se beneficia de un ergonomía óptima diseñada para facilitar su uso desde el primer contacto. Por lo tanto, su apropiación por parte de los equipos es muy rápida y fomenta su motivación para utilizarla.

Además, la aplicación Mobility Work también es tembloroso. Esto significa que se puede usar desde cualquier lugar en un teléfono inteligente o tableta. De este modo, los operadores de mantenimiento pueden consultar el historial de las operaciones e introducir sus informes de intervención en tiempo real, incluso cuando están desconectados, lo que aumenta considerablemente la fiabilidad de la información.

Además, esta plataforma de gestión del mantenimiento cuenta con un funcionamiento comunitario inspirado en las redes sociales. Esta particularidad es un activo importante para facilitar el intercambio de información y facilitar los intercambios dentro de los equipos involucrados en el mantenimiento. Las empresas pueden incluso optar por compartir la información que desean con otros usuarios para beneficiarse, a través de la comunidad de Mobility Work, de los numerosos comentarios sobre el mantenimiento de las máquinas que utilizan.

Por último, el Big Data integrado proporciona a todos los usuarios de la aplicación una capacidad incomparable para analizar el mantenimiento de las máquinas, en función de los datos recopilados dentro de su red.

Si sumamos a estas características un costo mucho más bajo que las soluciones antiguas Y un soporte postventa personalizado, es obvio que el CMMS de nueva generación de Mobility Work representa un compromiso incomparable y sin precedentes entre el CMMS clásico y Excel, entre la facilidad de implementación y uso, la reducción de los costos y la eficiencia en la gestión del mantenimiento.