Gérer ses utilisateurs et paramétrer facilement sa GMAO

Le paramétrage des utilisateurs dans un logiciel de GMAO classique représente souvent une étape compliquée. Entre la création des profils utilisateurs, la mise en place de groupes d’utilisateurs et l’attribution des droits d’utilisation pour chaque fonctionnalités, le nombre de journées perdues à faire du paramétrage est significatif.

Comment paramétrer sa GMAO Mobility Work ?

L'expérience utilisateur est au cœur de la mission de Mobility Work. C’est pourquoi nous avons décidé de simplifier le paramétrage pour l’ajout d’utilisateurs et la gestion des droits d’accès dans notre plateforme de gestion de maintenance communautaire.

Tout d’abord, l’ajout d’un nouvel utilisateur peut s’effectuer grâce au bouton « ajout » qui figure sur la page d’accueil. Ensuite, si votre utilisateur possède une adresse e-mail, il recevra un message lui permettant de s’enregistrer. Si l’utilisateur ne possède pas d’adresse email, vous pouvez l’enregistrer via un système de validation par code.

Par la suite, pour réguler les différents accès aux fonctionnalités de la GMAO Mobility Work, il vous suffit de choisir le profil de votre utilisateur parmi les différents niveaux d’administration :

• le niveau « Administrateur » permet d’ajouter et supprimer des équipements, des tâches, des activités et de modifier les permissions des utilisateurs ;
• le niveau « Technicien » autorise les utilisateurs à ajouter et assigner des tâches et des activités. Ce statut ne permet ni de modifier les équipements, ni d'ajouter des labels, ni de modifier les permissions des utilisateurs ;
• le niveau « Production » permet de visualiser les activités de votre réseau et de créer des demandes de production à l’attention du responsable maintenance ou des techniciens, selon le circuit de validation des travaux internes. Vous pouvez ajouter autant de profils production que vous le souhaitez, ceux-ci ne seront pas facturés et sont inclus dans l’abonnement Mobility Work ;
• le niveau « Prestataire de service » vous permet de transmettre vos interventions de maintenance à vos prestataires extérieurs. Ceux-ci n’auront accès qu’aux interventions et informations les concernant. Le module gestion des entreprises extérieures vous permettra de dresser un bilan de chaque intervention effectuée par les entreprises extérieures sur votre site, et de pouvoir leur attribuer une note basée sur les critères suivants : coût, qualité, sécurité et délais.

L’ensemble de ces profils devrait vous permettre de couvrir l’ensemble des services potentiels (maintenance, travaux neufs, sécurité, qualité, production, finances, ressources humaines, etc.) qui pourraient avoir accès à la GMAO.

Par la suite, vous pourrez compléter les informations personnelles concernant chacun des utilisateurs de la GMAO Mobility Work : adresse email, numéro de téléphone, photo de profil, ou un logo s’il s’agit d’une société extérieure. Vous pouvez également taguer vos utilisateurs afin de les regrouper en fonction d’un critère précis. Par exemple, il est possible de taguer vos mécaniciens, vos électriciens, ou tous les intervenants possédant un permis de feu ou une habilitation électrique particulière. Ainsi, vous pouvez planifier un plan de maintenance ou une simple intervention pour un groupe d’utilisateur particulier. Chacun des techniciens présents dans le groupe sera notifié des travaux à effectuer et de leurs avancements.

Enfin, vous pouvez retirer un utilisateur tout en ayant la possibilité de conserver l’historique de ses événements. Vous pouvez donc tenir à jour votre réseau sans altérer l’historique de votre plateforme de gestion de maintenance communautaire.